Método GTD: o que é?

Todo mundo deseja acabar com a procrastinação e otimizar o tempo do dia a dia, mas você sabia que isso é possível com o Método GTD? Pois é! Com essa estratégia de gestão de tempo, você realiza suas tarefas diárias da melhor forma.

Aprender a organizar o seu dia a dia é a melhor forma de ter disciplina e garantir uma boa produtividade. O método GTD é uma excelente ferramenta que permite que você consiga gerenciar melhor o tempo dentro da sua rotina, de forma que todas as suas tarefas diárias sejam devidamente realizadas, sem nenhuma postergação.

Muitos se perguntam o segredo para ser mais produtivo no dia a dia, e confundem a produtividade com o “fazer demais” ou “fazer tudo ao mesmo tempo”. Entretanto, ser produtivo nunca foi questão de fazer muito, mas sim de ser eficiente e saber como aproveitar o máximo do tempo diário para realizar suas atividades.

Desenvolvida por David Allen, o método GTD surgiu como uma estratégia para responder
essa questão. Ela visa aumentar a produtividade diária de forma que todas as atividades sejam realizadas de forma otimizada. No geral, essa ferramenta faz com que o indivíduo consiga melhorar suas habilidades e criar disciplina dentro de sua rotina.

Que tal aproveitar mais do seu dia a dia, de forma produtiva e eficaz? Interessado? Então venha conhecer o método GTD e saiba mais sobre como aplicá-la na sua rotina!

O que é o Método GTD?

O método GTD pode ser definido como uma ferramenta de produtividade pessoal, com a qual é possível fazer suas tarefas de forma mais eficiente no tempo que você tem. Ou seja, através dela, é possível otimizar o tempo disponível e aumentar sua produtividade dentro desse intervalo.

Desenvolvida por David Allen, GTD significa “Getting Things Done” em seu idioma natal, e apresenta 5 tópicos de grande importância para serem aplicados no dia a dia. Assim, é possível gerenciar todas as tarefas diárias com eficácia e excelência.

Quando utilizamos a metodologia criada por Allen em nossa rotina, é possível notar os resultados com o passar do tempo. Dentre eles, observa-se que não há sobrecarga das tarefas, nem estresse durante a rotina. Além disso, é notável também que a organização melhora e possibilita que o dia renda bem mais que o normal.

A grande missão do método GTD é reduzir ao máximo possível o estresse presente no dia a dia e a procrastinação na realização das tarefas diárias. Enquanto aumenta a produtividade e otimiza o seu tempo.

Breve histórico e origem do método

Desenvolvido por David Allen, um consultor e instrutor de produtividade, o método GTD foi lançado em 2001 no Brasil, com o título “Produtividade Pessoal: A Arte da Produtividade Sem Stress”. A intenção do profissional é mostrar que as pessoas podem ser mais produtivas, conseguem fazer mais tarefas ao longo do dia, e tudo isso sem sentirem estresse ou ansiedade.

Para que serve o GTD?

Muitas das vezes, 24 horas parece pouco para a quantidade de tarefas que precisamos realizar no dia, não é mesmo? O método GTD serve para otimizar todo esse tempo e garantir maior produtividade diária, de forma que elas sejam feitas de maneira otimizada e eficaz.

Ou seja, o método GTD tem como principal função garantir que a produtividade aumente através da realização de todas as atividades presentes na rotina do indivíduo. De uma forma geral, a ferramenta permite que você tenha um maior controle sobre as tarefas que precisam ser realizadas.

Assim, observa-se uma redução no estresse diário e na ansiedade que a desorganização das tarefas provocam. Como resultado, garantimos maior proatividade, bem-estar e uma qualidade de vida saudável.

Diante dos momentos atuais, principalmente após a pandemia da COVID-19 e com o aumento na taxa de empregos via home office, essa metodologia se torna aplicável e útil, fazendo uma grande diferença no dia a dia de muitos indivíduos.

Princípios básicos do método GTD

Ao entender sobre GTD o que é, assim como os seus princípios básicos, você tem a possibilidade de incluir esse recurso em sua empresa, a fim de auxiliar a equipe a se manter ainda mais motivada e concentrada nas atividades do dia. Essa pode também ser uma maneira de evitar que peçam demissão em algum momento, por terem um acompanhamento maior e eficiente.

Capturar: Como coletar todas as suas tarefas

Colete todas as tarefas que precisam ser feitas, bem como ideias de projetos, e desenvolva uma caixa de entrada para organizar essas informações. Caderno, planner ou uma planilha são algumas das opções que você pode utilizar para armazenar os dados e ter controle do que vai ser realizado na quinta ou sexta-feira, por exemplo.

Processar: Analisar o que fazer com cada item

Verifique todas as informações postas nesse material e separe por tópicos, para as tarefas ficarem menores e realizáveis. Ao saber o que cada item demanda no dia, você tem mais segurança e menos receio de iniciar os projetos definidos no princípio anterior, pois estão mais claros e objetivos.

Organizar: Categorizar e priorizar tarefas

Realize a categorização das tarefas e as ponha em tópicos de data de entrega e nível de urgência para evitar que as demandas sejam realizadas de uma vez. Caso as atividades precisem passar por mais pessoas até serem concluídas, liste quais são as etapas e os respectivos colaboradores nesta frente, para manter a organização.

Revisar: Manter o sistema atualizado

Opte por revisar o sistema diariamente, para acompanhar se as tarefas foram concluídas, o que ainda falta e quanto tempo disponível pode levar até serem finalizadas. Ao fazer isso, você consegue identificar as próximas ações e tomar uma decisão mais assertiva, com base nas análises feitas.

Executar: Como realizar suas tarefas com eficiência

A partir de agora, você vai executar as tarefas referidas e se concentrar em todas as etapas até concluí-las. Com as datas de vencimento estabelecidas e itens com níveis de urgência maiores, você tem segurança de realizar as mais importantes primeiro, e se concentrar nas outras posteriormente, para não se desgastar.

Como usar o método GTD?

Mas, como podemos aplicar o método GTD em nossa rotina? Por mais que essa ferramenta pareça complexa de ser utilizada, na verdade, é bem simples quando se compreende o que é e para que serve.

Primeiramente, na prática, Allen cita que há três tipos diferentes de atividades diárias. De acordo com essa divisão, é possível organizar cada uma pela sua relevância e pelo seu grau de prioridade. A divisão ocorre em:

• Atividades não planejadas: aquelas que aparecem com urgência no dia, de acordo com a demanda e devem ser realizadas imediatamente;
• Atividade predefinidas: são aquelas que já foram definidas, marcadas devidamente na agenda e planejadas para o dia, como reuniões ou encontros;
• Atividades que serão definidas: corresponde àquela que ainda não foi planejada, mas que está em andamento para ser definida e devidamente marcada na agenda.

Allen dividiu as atividades nesses três grupos de modo que as demandas sejam organizadas e distribuídas, conforme o grau de urgência para a sua resolução. Através disso, segue-se para a aplicação do método GTD através de 5 tópicos que facilitam a rotina.

Dessa forma, além de não sobrecarregar o dia a dia com tarefas que devem ser cumpridas imediatamente, é possível se ter uma ampla visão do que será feito — tudo isso de uma maneira organizada e eficaz.

Vantagens de adotar o GTD

Compreender GTD o que é pode proporcionar muitas vantagens no decorrer de seu trabalho. Isto porque você consegue se concentrar no que precisa ser realizado, não coloca outras tarefas na frente das mais urgentes e entrega exatamente o que foi definido no prazo correto, e evita possíveis atrasos.

Aumento da produtividade

O diferencial de saber melhor sobre GTD o que é permite que você consiga produzir mais e melhor, conforme usa o tempo ao seu favor. Se antes você ficava preocupado com o passar das horas e metade das atividades estarem incompletas, com esse método é possível se organizar corretamente e concluir o que precisa com tranquilidade.

Redução do estresse e da sobrecarga mental

Por meio do método GTD, você pode diminuir os níveis de estresse e da sobrecarga mental causada pelo excesso de tarefas para fazer. Entendemos que ver muitas demandas paradas seja desagradável, mas com esse recurso bem-executado, você pode realizar o seu trabalho com eficiência sem ficar cansado ou ansioso por ver as horas passarem.

Melhoria no foco e na clareza de objetivos

Entender GTD o que é pode te ajudar a ter mais foco durante o trabalho, por enxergar quais são os objetivos que precisam ser cumpridos. A partir do momento em que você tem em detalhes o que deve ser realizado, não se preocupa mais com o tempo, produz em maior quantidade e mantém a qualidade.

O que é GTD no Brasil?

No Brasil, o método GTD é aplicado da mesma forma que nos demais países. Sua definição não muda: continua sendo uma ferramenta que serve como gestão tanto para o cotidiano profissional como, também, para a vida pessoal do indivíduo.

Dessa maneira, é possível oferecer diferentes soluções para que toda a rotina estressante e agitada seja transformada em uma rotina altamente produtiva, sem estresse e com a otimização do tempo diário.

Todas as informações de rotina devem ser organizadas devidamente em seu fluxo, de acordo com seu grau de importância e necessidade. Ou seja, todo o método GTD gira em torno da organização e da disciplina em cumprir as tarefas.

O método GTD sempre é apontado como uma ferramenta eficaz, reconhecida por muitos como a metodologia definitiva para otimizar a produtividade e as atividades diárias.

Por mais que seus conceitos sejam bem simples, quando aplicados, observa-se o grande poder que eles têm de otimizar o seu tempo. Bem como de garantir que todas as atividades estabelecidas sejam devidamente cumpridas no prazo, sem procrastinação e com excelência.

Quais são as etapas do método GTD?

O método GTD consiste em cinco etapas principais:

• Capturar;
• Esclarecer;
• Organizar;
• Refletir;
• Engajar.

Por mais que pareça complexo aplicar cada um desses tópicos, na prática, é bem simples. Antes de aplicar as etapas, é importante organizar as tarefas de acordo com a organização previamente sugerida. Dito isso, entenda melhor cada etapa:

Capturar

Na primeira etapa, realizamos uma captura de todas as atividades que devem ser realizadas. Dessa forma, organizamos as ações, pensamentos e as demais informações que estão na cabeça. Isso pode ser feito em qualquer aplicativo de organização ou, então, ferramentas para isso, como o Trello.

Esclarecer

Depois disso, realizamos a organização dessas tarefas. Separamos cada uma delas conforme o seu grau de prioridade, ou seja, as que devem ser realizadas imediatamente, as que podem esperar e as que devem ser descartadas, de alguma forma.

Organizar

Feito isso, organize todas as tarefas conforme o seu ambiente e o contexto do pré-planejamento realizado. Por exemplo, tarefas de casa na devida aba, as de trabalho em outra, e por aí vai. Tudo isso de acordo com a necessidade do indivíduo.

Refletir

No mínimo uma vez na semana, é necessário rever todas as tarefas e refletir sobre sua importância. Dessa forma, reavaliamos as prioridades e observamos quais devem ser mantidas ou não.

Engajar

Por fim, é hora de se engajar e fazer as tarefas programadas inicialmente. Aqui, fazemos todas as tarefas por ordem de prioridade e com foco total.

O método GTD é uma excelente ferramenta para todos que apresentam inúmeras tarefas que devem ser realizadas no dia a dia, e não sabem por onde começar. Para aumentar o foco, a concentração e a produtividade, todos devem adotar essa metodologia para a rotina.

Ferramentas para implementar o GTD

Além de conhecer GTD o que é, você pode implementar esse método com ajuda de ferramentas eficientes e de uso prático. O diferencial é que elas oferecem recursos intuitivos, que podem te ajudar no gerenciamento de tempo e na conclusão de suas atividades – desde as mais urgentes até as mais básicas. Conheça os recursos para implementar o Getting Things Done:

• Trello: oferece etiquetas coloridas para estabelecer o nível de urgência, conta com horário para entrega e tem um menu para as informações serem aplicadas. Há a possibilidade de montar lacunas para “execução”, “produção” e “finalização”;
• Todoist: insira as suas atividades e organize por horários e dias da semana. Mova o que estiver pronto para os “concluídos”;
• Evernote: monte os fluxos de trabalho e organize as informações conforme a necessidade do momento. Gerencie o que já foi feito e acompanhe o que deve ser finalizado;
• Excel: faça a sua planilha com as informações necessárias, como nome da atividade, prazo de execução, nível de urgência, finalização e data de entrega;
• Asana: com quadros personalizáveis, você consegue atribuir tarefas a cada pessoa, pode acompanhar o processo de produção e, ainda, integrar ferramentas como o Drive;
• MeisterTask: interface intuitiva, você organiza as tarefas, atribui prazos e pode mover o que for concluído para a aba de finalizados.

Estas são ferramentas que você precisa analisar antes de implementar na empresa, pois cada uma conta com uma especificidade diferente. Se a intenção é ter o máximo de controle e praticidade nas atividades, o Trello pode ser uma escolha adequada, assim como o Todoist, que possui recursos robustos, organizados e de fácil utilização.

Designar uma tarefa para cada membro da equipe é muito importante, como o ato de segmentar informações por meio do Módulo de Prospecção B2B da Stone Station. Geralmente, os funcionários responsáveis são os de marketing e vendas, que precisam de dados assertivos dos leads para iniciar as comunicações. Conosco, eles vão ter mais praticidade na coleta e organização dos materiais.