Como otimizar o setor de cobrança da sua empresa? Veja agora mesmo!

Para uma empresa funcionar bem, é necessário que o Setor de Cobrança siga padrões firmes e esteja sempre atento às novas e melhores práticas. Também é preciso que essa área da empresa conte com uma equipe eficiente e bem treinada para realização das tarefas.

Para melhorar ainda mais esse setor tão importante de uma empresa, existem também estratégias de otimização, capazes de trazer mais rendimento durante os processos de cobrança de qualquer empreendimento. A seguir, conheça tudo sobre o Setor de Cobrança de uma empresa e como utilizá-la para ganhar mais eficiência e evitar possíveis casos de inadimplência.

Como funciona um setor de cobrança?

O setor de cobrança de uma empresa é a área responsável por conduzir e gerenciar pagamentos em aberto da companhia. É através dela que é realizado o contato com os clientes inadimplentes e se negocia as dívidas de forma eficiente, buscando as melhores alternativas.

Além disso, esse é o setor responsável por encontrar maneiras de prevenir a inadimplência. Por isso, sua equipe tende a ser treinada para criar estratégias e colocá-las em prática para que as chances de pagamentos atrasados ou não realizados diminuam, ou não aconteçam.

Por isso, toda empresa que se preocupa com sua saúde financeira deve implantar um setor de cobrança bem treinado. No Brasil, a maioria dos clientes sofre com dificuldades na hora do pagamento de suas contas. No ano de 2018, cerca de 41% dos adultos do país poderiam ser considerados inadimplentes.

Em vista disso, é preciso que o setor voltado a cobranças consiga manter um controle rígido de tudo relacionado às finanças da empresa e, também, estabelecer melhores estratégias para as cobranças conseguirem retorno de receita.

Como otimizar o setor de cobrança da sua empresa?

Para otimizar o setor de cobrança de uma empresa, é necessário saber como essa área deve ser organizada para obter melhores resultados. Cobrar e trabalhar contra a inadimplência é uma das tarefas mais importantes em uma companhia. Essa tarefa reflete diretamente em seu financeiro. Por isso, conheça as principais dicas de como otimizar o setor de cobrança de seu negócio:

Organize da demanda

A primeira coisa a ser feita para melhorar os resultados da área da cobrança é organizar e alinhar suas tarefas. É possível dividir as cobranças conforme as principais habilidades e também da disponibilidade de cada um dos colaboradores envolvidos. Para isso, o ideal é coordenar metas de trabalho para excluir o risco de gargalo, quando a capacidade é menor que a demanda.

É preciso também estar atento à qualidade do trabalho em equipe. Quanto mais coordenado, melhor será a performance do setor de cobrança na empresa. Essa área depende não só da qualidade, mas também da agilidade.

Saiba utilizar o tom

Já que trabalha diretamente com o cliente, é preciso que essa área esteja ciente do tom de conversa que deve desenvolver. A melhor estratégia é elaborar uma comunicação que aparenta ser um lembrete e nunca uma cobrança. Com isso, é possível gerar menos peso no cliente e fazer com que ele se programe para pagar a dívida.

Também é preciso considerar todas as regras do Código do Consumidor ao se cobrar dívidas de clientes. É preciso tomar cuidado para nunca expor a situação da pessoa para evitar constrangimentos.

Realize treinamentos de equipe

Um dos maiores pilares para otimizar o setor de cobrança é o treinamento em equipe. Esse setor deve trabalhar alinhado com o resto da empresa. Por isso, devem estar sempre atualizados e bem treinados com práticas empresariais.

Além disso, os colaboradores da área devem desenvolver o seu trabalho do mesmo modo e conforme a identidade da empresa. Por isso, para melhores resultados e diminuição da inadimplência, é preciso que toda equipe esteja alinhada e saiba gerenciar as estratégias propostas, tudo conforme a conduta da companhia.

Defina todos os canais para cobrança

Para as cobranças serem bem feitas, é preciso definir quais os canais que poderão utilizar para a abordagem. Empresas maiores costumam ter mais de um canal de cobrança. O canal deve ser escolhido de acordo com o seu público-alvo.

Mantenha dados atualizados

Um time de cobrança não funciona sem uma boa base de dados desenvolvida corretamente e que se mantenha atualizada. É por meio dessas informações que são encontrados os devedores, os valores e as datas. Por isso, é necessário utilizar sistemas automatizados para que se mantenha uma constante e eficiente atualização na base de dados.

Como inovar na área de cobrança?

Para inovar na área de cobrança é necessário apostar nas novas tecnologias criadas especialmente para auxiliar o trabalho desse setor, mantendo a organização e cuidados com a abordagem. Mas, para ser implantado na empresa, é necessário que a equipe esteja capacitada a desenvolver seu trabalho com essas soluções tecnológicas.

Com essa implantação no setor de cobrança, pode-se reduzir custos, otimizar a performance e receber resultados positivos na experiência dos clientes. Assim, compreenda abaixo os demais benefícios das inovações tecnologias dentro desse setor:

Eliminação de tarefas realizadas manualmente

Pesquisa, revisão de relatórios e documentação são tarefas que podem ser eliminadas de seu modo manual e assim excluir possíveis erros humanos. Com isso, é possível acelerar outros processos da empresa e fazer com que os colaboradores se envolvam em tarefas mais importantes e que dependem de maior atenção.

Aumenta a produtividade

Para colaboradores que precisam realizar contato direto com clientes, as ferramentas automatizadas garantem o melhor gerenciamento de tempo. Com elas, é possível coletar informações de pagamentos e até mesmo realizar transações.

Uma dica dessa tecnologia em prol ao setor de cobrança é a utilização do WhatsApp, um aplicativo de mensagens que torna o contato com clientes mais prático e pessoal, resultando em uma melhor capacidade de resposta.

Melhor tomada de decisão

A tecnologia dentro de uma empresa consegue tornar a análise de dados e acompanhamento de pagamentos realizados ainda mais eficiente. Além disso, supervisores conseguem identificar melhor os resultados e também quais estratégias implantar para melhores desempenhos.

Como gerenciar uma equipe de cobrança?

Para gerenciar positivamente uma equipe de cobrança, é necessário utilizar de uma comunicação bastante aberta e clara. Pois, manter uma equipe engajada não se faz apenas com incentivos financeiros, mas também com um diálogo eficiente e aberto vindo dos gestores. Assim, é possível identificar as necessidades de cada colaborador, resultando em melhores níveis de motivação.

Além disso, é preciso saber estabelecer metas reais dentro dessa equipe. Elas devem ser traçadas a partir de um plano bem definido e que permita a identificação daquilo que é possível de alcançar.

Os gestores dessas equipes também devem estar preparados para disponibilização de feedbacks construtivos. Eles podem ser compartilhados em formato de elogios ou críticas construtivas. Com isso, a equipe de cobrança entende melhor sobre seus resultados e quais pontos devem melhorar.

Por fim, é preciso estar sempre investindo em um bom treinamento para garantir funcionários bem preparados em meio aos desafios frequentes em uma equipe de cobrança. Esses treinamentos são responsáveis em proporcionar conhecimento para a obtenção dos melhores resultados.

O que evitar fazer na cobrança?

Além de saber o que fazer no setor de cobrança, é preciso também identificar as ações que podem prejudicar a empresa. Esse setor, mais do que nunca, deve estar alinhado com o Código de Defesa do Consumidor, para que sua atuação siga nos parâmetros legais estabelecidos no país. Por isso, para não haver problemas, é preciso evitar:

• Contato no formato agressivo ou rude com os clientes;
• Utilizar somente um canal para contato;
• Comunicar-se com o cliente que esteja em seu horário de trabalho;
• Compartilhar informações de dívidas;
• Entrar em contato somente quando há atrasos no pagamento.

É preciso lembrar que muitas vezes o setor de cobrança desempenha um papel que pode ser considerado desagradável para os clientes. Por isso, é necessário investir em soluções e ferramentas capazes de desempenhar um serviço eficiente, tanto para seus clientes, quanto para seus colaboradores do setor.