Gerenciador de WhatsApp: como otimizar sua comunicação

Investir na otimização de conversas com os leads tem se tornado cada vez mais importante, e o gerenciador de WhatsApp pode desempenhar um papel positivo no que as empresas precisam. Entretanto, para atingir os resultados esperados, é necessário avaliar as principais demandas dos negócios e verificar de que maneira esse recurso pode aprimorar o relacionamento com os leads.

No Brasil, o WhatsApp é uma das redes sociais de comunicação mais usadas, com 147 milhões de usuários ativos, segundo dados. Por ser um dos favoritos do público, é indispensável você analisar de que maneira fornecer um atendimento completo e robusto para o seu público, a fim de corresponder com as expectativas e melhorar o engajamento da sua marca.

O que é um gerenciador de WhatsApp?

O gerenciador de WhatsApp é uma ferramenta de otimização e organização que permite às empresas terem controle pleno das conversas com os leads qualificados. A função do recurso é tornar o trabalho dos colaboradores mais eficiente e dinâmico, visto que o atendimento manual é repetitivo, gera desperdício de tempo e pode causar uma experiência negativa ao público. 

Funcionalidades básicas

Entre suas funcionalidades está o envio de respostas rápidas e automáticas, feitas por meio da padronização, a possibilidade de integração com o CRM, e o desenvolvimento de relatórios para acompanhar resultados. 

Com o gerenciador de WhatsApp, é possível mandar respostas ativas de confirmação de compras, boletos, lembretes e solicitações de pagamentos que podem ser quitadas no próprio aplicativo pelo cliente.

Diferença entre gerenciador e WhatsApp Business

A finalidade do WhatsApp Business é a de reunir todos os seus contatos em um mesmo espaço, para facilitar a comunicação e permitir que a sua equipe os atenda com agilidade. Além disso, é possível incluir cardápio e preço, endereço e informações referentes ao seu negócio. O gerenciador é voltado à velocidade em atendimento, à redução de burocracias para enviar mensagens e à facilidade de integração com ferramentas.

Benefícios de usar um gerenciador de WhatsApp

Para poder melhorar a relação com o público-alvo, o gerenciador de WhatsApp pode ser a escolha adequada para auxiliar a sua equipe a entender as demandas dos leads e a verificar de que forma atender com as expectativas deles.

A ferramenta, por ser robusta e completa, pode permitir que os funcionários consigam realizar um atendimento eficaz, rápido e qualitativo. 

Aumento da eficiência na comunicação

Com o gerenciador de WhatsApp, é possível realizar múltiplos atendimentos, mesmo que outro colaborador esteja ativo na plataforma. Se antes os leads esperavam muito tempo para receber uma resposta básica, atualmente, ao tirarem uma dúvida, já obtêm a informação que precisam na sequência. 

Melhoria na gestão de clientes e leads

Uma lista repleta de contatos exige que o time faça uma gestão mais assertiva de clientes e leads, e o gerenciador de WhatsApp possibilita à sua equipe os acompanhar com mais eficiência e sanar possíveis dúvidas. Esta também é uma maneira de verificar quais nomes respondem às mensagens e quais apenas ignoram notificações, para o time de vendas removê-los da agenda. 

Fortalecer a marca

O gerenciador fortalece a imagem da marca, pois o fato de o atendimento ser mais rápido, preciso e corresponder com as expectativas, faz os leads se sentirem satisfeitos. É também uma maneira de ter um posicionamento melhor entre os concorrentes, obter mais autoridade, relevância e construir uma base sólida de clientes.

Realizar campanhas

Desenvolver campanhas pode ser uma etapa mais eficaz porque o mensageiro fornece informações relevantes sobre o seu público-alvo. Com os dados adquiridos, você consegue desenvolver campanhas de marketing com a intenção de aumentar as vendas, fidelizar mais clientes ou melhorar o engajamento. 

Principais recursos de um gerenciador de WhatsApp

Os principais recursos indispensáveis são disponibilizados pelo gerenciador de WhatsApp, para tornar a rotina de comunicação entre empresa e lead mais eficiente. Por você ter mais informações à disposição, consegue entender melhor as necessidades dos potenciais clientes, prestar atendimentos completos e esclarecedores e melhorar a produtividade da equipe de vendas.

Respostas automáticas e chatbots

As mensagens automáticas são enviadas aos clientes quando a empresa não está ativa no momento ou para informar que um atendente vai assumir a comunicação. O papel dos chatbots é simular conversas humanizadas para coletar informações relevantes a respeito dos leads, por meio do atendimento inicial e repassar para o profissional responsável, em seguida.

Análise de métricas e relatórios

Verificar as métricas e relatórios disponibilizados pelo gerenciador de WhatsApp permite que você compreenda como foi o tempo de atendimento, a nota fornecida do cliente ao profissional e número de conversas feitas e concluídas. A partir desses dados, você tem a possibilidade de proporcionar uma experiência muito mais agradável aos seus potenciais clientes, por entender o que precisa ser corrigido.

Como escolher o melhor gerenciador de WhatsApp?

Escolher pelo gerenciador de WhatsApp adequado requer a análise de alguns fatores importantes que podem te ajudar a tomar uma decisão assertiva. Isto é, considerar as reais necessidades do seu negócio é indispensável para não escolher um plano incompleto ou que pode não corresponder com o que você deseja no curto e longo prazo. Conheça os fatores para escolha:

• Verificar a quantidade de atendimentos recebidos por dia, semana ou mês;
• Analisar a quantidade de colaboradores que devem usar a ferramenta;
• Tipos de funções necessárias, como mensagens automatizadas, chatbots, relatórios, métricas e segmentação dos contatos;
• Orçamento disponível;
• Lista segmentada de potenciais clientes.

Neste último aspecto, possuir uma lista segmentada com potenciais clientes é necessário para saber quais leads estão prontos para seguir às próximas etapas do funil de vendas. Com base nos dados obtidos pelo Módulo de Prospecção B2B da Stone Station, os seus colaboradores podem se comunicar melhor com os alvos, tirar dúvidas, enviar conteúdos relevantes e manter a nutrição frequente.

Cuidados ao usar um gerenciador de WhatsApp

O gerenciador de WhatsApp é realmente benéfico, proporciona muita praticidade para a equipe, mas exige cuidados da empresa para que problemas sejam detectados e controlados.

Portanto, a sua equipe precisa estar sempre atenta quanto a estes fatores, para manter a base de contatos ativa, funcional, organizada, com dados atualizados e devidamente protegidos.

Manutenção da privacidade dos usuários

A manutenção da privacidade deve ser feita por meio de regras claras e obrigatórias que envolvem a coleta de dados com consentimento e qual vai ser a finalidade do uso. Opte por definir essa análise e melhoria quinzenalmente, caso a base de contatos seja média ou, semanalmente, para ter controle da ampla base de clientes. 

Evitar o spam e garantir a boa experiência do usuário

Mensagens enviadas em massa o tempo inteiro e que não foram solicitadas se caracterizam como spam. O objetivo do gerenciador é transformar a experiência dos leads para melhor e isto deve ocorrer por meio da aceitação deles em receber as suas comunicações, além de você disponibilizar também a opção de descadastramento, caso eles queiram deixar de receber as informações. 

Futuro dos gerenciadores de WhatsApp

Os gerenciadores de WhatsApp tem um papel crucial para a comunicação da empresa com os potenciais clientes, pois permite que os atendimentos aconteçam em menos tempo, reduzindo drasticamente o tempo de espera – e que vai continuar essencial nos próximos anos. É um método eficiente de acompanhar os históricos de conversas, analisar métricas e aprimorar estratégias para ter chances maiores de conversão.

O papel da inteligência artificial na comunicação

Na comunicação, a Inteligência Artificial fornece insights de melhorias, possibilidades de personalização, melhor processamento de dados e automação de processos. Com a IA, você tem a possibilidade de reduzir erros, controlar falhas, agilizar os atendimentos, entender as necessidades da sua audiência e oferecer exatamente o que eles precisam.

As interações em tempo real ficaram muito mais constantes e o público exige que as respostas sejam imediatas. Caso contrário, vão atrás do concorrente sem pensar duas vezes. Para não perder leads, você pode implementar a IA na comunicação para otimizar respostas e contar com a coleta de dados dos chatbots, para saber o que os potenciais clientes procuram e agilizar o trabalho da equipe comercial.

Saiba que trabalhar com dados tem se tornado cada vez mais importante, pois é por meio desse conteúdo que você pode ter uma tomada de decisão assertiva. O Módulo de Prospecção B2B, da Stone Station, facilita a sua segmentação por meio de filtros inteligentes que vão entregar as informações das quais você precisa para poder construir um relacionamento com o seu público!