Como funciona uma boa estrutura de call center?

Um planejamento é fundamental para qualquer empreendimento, e ter uma estrutura de call center montada e bem elaborada é essencial para o sucesso do seu marketing. E todo empreendedor deve ter em mente que uma estrutura adequada é a base de tudo, afinal, não basta oferecer o melhor produto ou o serviço mais requisitado.

Isso não é o suficiente. Você, como empreendedor, deverá também saber que, para entregar uma experiência 100% agradável ao cliente, terá que, junto a isso, disponibilizar uma boa estrutura de call center, com uma equipe treinada e adequada para exercer sua função com maestria.

Todos nós sabemos que a estrutura de Call Center é a grande responsável por realizar a atração do lead, sua prospecção e sua conversão em cliente, de forma que consiga fidelizar e mantê-lo na empresa.

Por isso, montar uma estrutura de Call Center que seja adequada para o trabalho, confortável para a equipe, com telefones em funcionamento, bancadas específicas, cadeiras confortáveis e ergonômicas para os funcionários, e muito mais, é fundamental para que você consiga fidelizar os seus clientes e garantir o devido sucesso para a sua marca.

Construir uma boa estrutura de Call Center e elaborar seu funcionamento de forma arquitetada pode até parecer uma tarefa difícil, entretanto, quando sabemos como cada parte dessa grande maquinaria funciona e como podemos otimizar, a cada dia que passa, esse grandioso processo, se torna uma missão bem fácil.

Que tal aprender como construir uma estrutura de Call Center de excelência e garantir bons resultados para a sua empresa? Interessado? Então venha com a família da Data Stone e aprenda tudo sobre como funciona uma boa estrutura de Call Center!

O que é Call Center?

Em sua tradução direta, Call Center significa “Central de Atendimento”, ou “Central de Chamada”, se formos traduzir de forma literal. E isso já define muito sobre o que essa área representa dentro da empresa.

Por mais que o nome já diz, um Call Center por definição é uma área localizada dentro da sua empresa onde temos uma equipe que volta sua atenção de forma exclusiva para o atendimento dos clientes por telefone. Ou seja, eles fazem e recebem ligações durante todo o dia para fazer renegociação de dívidas, vender seus produtos, captar novos clientes e muito mais!

Com o objetivo de garantir o melhor atendimento possível e manter um relacionamento de excelência com o cliente, a estrutura de call center pode ser dividida de acordo com os serviços que são oferecidos dentro do atendimento telefônico. Por exemplo, podemos ter um setor voltado para reclamações e SAC, outro para captação de clientes e, um último, para renegociação de dívidas.

Justamente por isso que precisamos nos atentar na montagem de uma boa estrutura de call center. Afinal, essa é a melhor forma de se criar uma relação única entre marca e cliente, tudo isso através de uma boa geração de oportunidade para eventuais negócios, para prestar certos serviços de ajuda e auxílio ou, então, para orientar o seu cliente e tirar suas dúvidas.

Como funciona um call center?

A estrutura de Call Center parece ser bem complexa, não é mesmo? E compreender como ele funciona aparenta ter a mesma dificuldade. Mas, na prática, é bem simples e não precisa quebrar a cabeça para entender o seu funcionamento.

Entretanto, por mais que seja simples, é bastante importante conhecer e saber sobre a estrutura de Call Center. Afinal, essa estratégia é fundamental para garantir a satisfação do cliente.

E tudo isso é uma consequência direta de quando estabelecemos um atendimento que seja rápido, prático e no qual seus consumidores sejam capazes de ter respostas rápidas para os seus problemas.

A base da estrutura de Call Center é o telefone: é através dele que todo o atendimento será devidamente realizado. É claro que há diferenças em relação ao funcionamento dependendo de qual área o Call Center atue, entretanto, a base do atendimento nunca irá mudar. E, no geral, uma mesma estrutura de Call Center pode abrigar os mais variados serviços.

Para garantir o bom atendimento, temos um roteiro pré-estabelecido com diversos tópicos sobre como conduzir a conversa, de forma que se tenha rapidez, eficiência e praticidade durante o atendimento. Além disso, ele também é responsável por tornar o atendimento mais humanizado, com uma linguagem que aproxima o atendente do cliente.

Como funciona uma estrutura de call Center?

Mas, e em relação a estrutura de Call Center, como ela funciona? Bom, a instalação de uma estrutura de Call Center deve ser feita sempre em uma determinada sala, bem ampla e espaçosa, ou em um prédio no qual seja permitido realizar obras e determinados ajustes em sua estrutura.

De forma bem básica, esses ajustes podem ser representados pela instalação de divisórias, que representam cada serviço oferecido pela estrutura de Call Center, de forma que cada uma possua isolamento acústico para não atrapalhar o atendimento do outro setor.

Além disso, ela deve possuir também instalações confortáveis para a equipe de funcionários. Ou seja, com uma sala de descanso, uma voltada para realizar as refeições, banheiros, salas para treinamentos, separadas para a gerência, dentre outras.

Dentro de uma estrutura de Call Center, podemos encontrar também várias mesas e cadeiras de escritório, cada uma com o equipamento necessário para as operações. Além de fiações elétricas, ar condicionado, hidráulica e outros equipamentos que sirvam de acordo com a legislação.

Quais são as vantagens de se ter um call center?

Ter uma boa estrutura de Call Center para o atendimento da sua empresa oferece diversas vantagens e benefícios para o seu dia-a-dia! De certa forma, o próprio call center fornece uma operação que seja mais leve e bem mais eficaz, com maior prospecção de clientes. Graças a ele, é possível ter um processo de alta performance com um tempo bem reduzido de atendimento.

Além disso, uma estrutura de Call Center permite uma boa gestão, com controle eficaz, através dos relatórios elaborados para isso e com um baixíssimo custo. Essa estratégia também possibilita que você e sua empresa consigam reter mais informações dos clientes e consiga resolver seus problemas e suas dúvidas com maior agilidade.

Quais são os custos envolvidos em se ter um call center?

Montar uma estrutura de call center exige um bom investimento inicial do empreendedor, afinal, devemos ter tudo separado e pronto para ser utilizado. Assim, a operação é iniciada mais rápido e de forma mais eficaz.

Para sabermos quais serão os custos envolvidos para montar uma boa estrutura de call center, precisamos levar em consideração tanto a infraestrutura da operação como os custos para manter a equipe funcionando. Ou seja, tanto os equipamentos como a capacitação dos funcionários.

De uma forma geral, podemos ter uma breve estimativa de quanto é para manter o funcionamento diário de uma estrutura de Call Center. Caso ela esteja em funcionamento por 12 horas, seu custo médio será de até 10 mil reais, já caso ela seja de 24 horas, esse custo aumenta para 25 mil reais mensais.

Quais são as melhores práticas para se ter um call center eficiente?

A base para se ter um call center eficaz e prático está no bom atendimento: esse é o segredo para garantir uma boa experiência ao cliente e agilizar as operações diárias. Com isso, conseguimos estabelecer uma boa relação entre marca e consumidor.

Para isso, devemos seguir algumas dicas para boas práticas de atendimento: conhecer o perfil do seu cliente e adequar sua linguagem a ele, ter um script estabelecido, dar atenção total ao consumidor e monitoras todos os processos são, atualmente, as melhores práticas para garantir um atendimento de excelência.

Mas além disso, um dos pontos importantes é ter uma boa mailing list, a qual você encontra na Data Stone, que oferece uma plataforma de consulta de dados atualizada diariamente, assim, além de ter uma boa estratégia, você tem uma lista de contatos excelente e que se aplica ao seu negócio.

Uma das vantagens da Data Stone, além da atualização de dados diária, e sua forma de consulta, que pode ser tanto por pessoa jurídica quanto física e por localização. Assim, sua mailing list será completa.

Investir em uma estrutura de Call Center é fundamental nos dias atuais. Todo cliente gosta de ter uma boa experiência com qualquer produto ou serviço, e ter esse relacionamento entre atendente e consumidor é fundamental para garantir que ele se sinta próximo ao que você oferece.