Por que ter que uma data base atualizada? Entenda a importância

Manter a sua data base atualizada é fazer com que a lista de contatos da empresa esteja sempre segura, com as informações verídicas, e garante que os conteúdos cheguem às pessoas certas.

Este é um processo extremamente importante, que deve ser feito por sua equipe a cada 15 dias ou menos, o que gerará inúmeros benefícios aos seus negócios.

Por que é importante manter a base de dados atualizada?

Ter a data base atualizada é sinônimo de organização, e ser organizado significa que haverá a melhora de uma diversidade de processos que a sua empresa precisa realizar diariamente.

Isto é o que garante que os dados de clientes permaneçam sempre seguros, atualizados, e que aqueles que já não tem interesse de consumir os seus conteúdos, sejam removidos para que a lista de clientes fique mais assertiva. Você saberá com quem deve trabalhar e quem receberá as atualizações de seus produtos ou serviços constantemente.

Sabemos que é complicado manter a data base atualizada regularmente, porém é um dos fatores que mais geram melhorias na empresa. A questão da confiabilidade por parte do cliente ao que você oferece será uma das principais vantagens adquiridas neste processo.

Além disso, você automatiza todo o trabalho da equipe de vendas da sua organização. Manter a data base atualizada possibilita que todos tenham informações precisas a respeito dos clientes, como telefone, e-mail, o que foi comprado e os interesses em produtos dessas pessoas.

Com essas informações atualizadas é possível manter um registro da relação entre a empresa e o consumidor. Isto faz com que o seu colaborador se aproxime melhor do cliente e inicie uma conversa mais agradável durante a abordagem.

Como podemos manter a nossa base de dados atualizada?

Para manter a sua data base atualizada, elabore um sistema cadastral mais prático que permita ser organizado da melhor maneira possível.

É preciso manter os clientes já assíduos da empresa separados daqueles que são possíveis compradores, pois isso garantirá que a equipe de vendas saiba exatamente como trabalhar com os dois tipos diferentes de públicos. Veja alguns exemplos de informações de cadastro:

• Nome completo;
• E-mail;
• Telefone fixo ou celular;
• Endereço;
• CPF ou CNPJ;
• Aniversário;
• Profissão;
• Interesses;
• Como deseja ser contatado.

A respeito da data de aniversário, a sua equipe de marketing, que terá a data base atualizada com esta informação, enviará uma mensagem que parabenize aquele cliente. Assim, gera um sentimento de proximidade com a sua marca, dos colaboradores e o fará querer permanecer consumindo o que você oferece.

Um exemplo interessante, é a respeito de determinadas instituições financeiras que costumam enviar um e-mail de felicitação aos clientes. Todos gostam de ter a data mais especial para elas lembrada, não é mesmo? E quando o banco ou até mesmo aquela marca favorita envia cumprimentos, deixa a data muito mais alegre para aquele cliente.

Por este motivo que o planejamento precisa ocorrer, pois é o que determinará o sucesso de sua empresa no nicho em que se encontra. Quanto mais a marca se destacar, melhor serão as vendas e ganhos.

Softwares de gestão

Utilizar os softwares será um grande diferencial no que se diz respeito a manter os dados dos clientes organizados. Este é um método eficaz, que tornará o trabalho dos colaboradores totalmente automatizado e mais prático.

Ainda ligado a gestão ou a organização de informações e lista de mailing. Uma alternativa para não sobrecarregar o servidor da sua empresa, é procurar por empresas que forneçam uma plataforma de consulta de dados com tudo o que uma empresa precisa, como a Data Stone.

A Data Stone é referência quando o assunto é consulta de dados e mailing list! Ou seja, ao contratar o seu serviço, além contar com um serviço de qualidade, você também conta com uma plataforma de consulta atualizada diariamente, que segue as normas da LGPD, garantindo a proteção de seus dados.

Evite informações incompletas

É muito comum que para se ter uma data base atualizada, faça a exclusão daqueles dados que estão incompletos, ou seja, enviado um e-mail aos clientes para complementarem as suas informações.

Se a equipe não obtiver nenhuma resposta do cliente a respeito do que foi solicitado, caberá realizar a exclusão dos dados desta pessoa. Não é bom manter clientes que não queiram auxiliar no processo de atualização, pois isso pode comprometer a organização empresarial.

Segurança de dados

Manter a sua data base atualizada é tornar o ambiente totalmente seguro, e que permaneça dentro da Lei vigorada recentemente sobre Proteção de Dados. Os clientes não podem ter as informações vazadas, pois isto pode comprometer a segurança integral dessas pessoas e, com isso, a relação delas com a empresa.

Além disso, você deixa de estar dentro da Lei e se torna passível de ser processado. A causa será ganha por parte dos clientes, de fato, e você perderá não somente os consumidores, mas notoriedade e confiabilidade. Evite este problema ao manter as informações de todos sempre bem protegidas.

Qual é a frequência ideal para atualizar a base de dados?

Regularmente em um período de 15 a 30 dias, a depender exclusivamente da quantidade de clientes que você possua em sua empresa. É muito importante que este seja um processo averiguado por completo pelos colaboradores, a fim de conferir se as informações mudaram ou permanecem as mesmas.

Se você tiver uma lista maior de contatos, opte por realizar esta atualização todas as semanas em dois dias específicos. Não adianta querer fazer em apenas 1, pois a depender do volume pode ser um processo um pouco mais demorado que o normal.

Além disso, os colaboradores precisam analisar aqueles que tiveram contato com a marca recentemente. O que possibilita entender se essas pessoas realmente têm interesse nos produtos e, como uma confirmação, você pode enviar um e-mail marketing com um produto que seja do interesse da pessoa. Se ela abrir e fizer a leitura, significa haver realmente um gosto pela empresa.

Quais são as consequências de não manter a base de dados atualizada?

A data base atualizada é essencial para o bom funcionamento da empresa e a conquista de vendas. A partir do momento em que você deixa essa questão de lado, os produtos deixam de ser procurados e as pessoas não estarão mais interessadas no que você tem para oferecer.

Claro, haverá um motivo para o desinteresse: não recebe as suas informações. Sabe aquele e-mail marketing tão importante para melhorar os negócios da empresa, que faz ter contato com absolutamente todos os compradores e possibilita saber quem quer receber o conteúdo e quem não possui interesse? Quando ele deixa de ser enviado, você não vende por consequência e a sua lucratividade diminui.

Não se esqueça de que, mesmo com o e-mail do cliente, você pode não acertar no envio de conteúdo para determinada pessoa porque desconhece os seus interesses. Percebe que ao ter uma data base atualizada, você tem mais chances de aumentar as vendas e atrair o consumidor para o seu negócio?

Falta de contato com os clientes

A otimização e assertividade diminuem muito. Se você quer a sua data base atualizada, precisa entrar em contato regularmente com os seus contatos, a fim de evitar que a sua equipe ligue para telefones inexistentes, que sejam diferentes e evitem fazer o envio dos e-mails a um endereço que se tornou inválido.

Se você não tem a sua data base atualizada, os dados das pessoas cadastradas podem vazar e ser expostos em diversos locais. Conforme explicamos mais acima, se este problema realmente acontecer, é categorizado como um crime grave. Você precisa ter atenção a este tipo de atualização, para manter todos protegidos.

Sem as atualizações constantes, você deixa de saber se os dados dos clientes foram vazados. Isso significa que, além de faltar com a modificação das informações, o monitoramento que deveria ser eficiente, deixa e muito a desejar.

Por isso, o ideal é que você invista nos serviços da Data Stone, os quais suprem suas necessidades com relação a dados e clientes e parceiros e, claro, sem deixar de seguir as normas da LGPD e ter informações sempre seguras e atualizadas, deixando sua prospecção mais assertiva.