Qual a importância dos dados para escritórios de advocacia?

Os dados para escritórios de advocacia devem ser protegidos para evitar problemas específicos e que coloquem em jogo o nome da empresa. Se você não sabe o que fazer, este artigo te ajudará a resolver a questão e a conquistar mais clientes que precisam de ajuda para resolver diversos problemas.

Como funciona um escritório de advocacia?

O escritório de advocacia funciona através da organização de papeladas de clientes que solicitaram por determinados serviços. É a área onde o profissional fornece o atendimento a pessoas que procurem por ajuda a fim de resolver determinada questão e que não consigam auxílio de outras formas.

Além disso, o profissional da área fica disponível para tirar dúvidas, explicar determinadas informações que não sejam do conhecimento de quem o procurou e instruir da melhor maneira possível.

Dentro do escritório terão processos já finalizados, alguns em andamento e cada pasta fica organizada por períodos de solicitação e resolução. A maioria é engavetada para manter o local sem bagunças e, quando necessitam de uma informação precisa, devem analisar as pastas arquivadas.

Existem tipos de advocacias e cada uma vária no estilo de atendimento. Se você necessita do serviço, mas não sabe onde ou qual procurar, apresentaremos a respeito dos portes e no que elas se diferenciam, confira:

Escritórios de porte pequeno

É comum que nestes escritórios tenham sócios advogados que foquem apenas em um determinado setor, como o trabalhista. Dessa forma, realizam o atendimento a uma quantia inferior de pessoas. Porém, a conversa é personalizada e há uma atenção maior para entender o que se passa na vida do cliente.

Os preços tendem a ser mais em conta para quem contrata, devido à falta de muitos profissionais e ter pouca mão de obra, o serviço fica em conta. Garante que o trabalho seja feito em pouco tempo, se tenha a resolução em mãos e com custeio menor.

A respeito dos dados para escritórios de advocacia, são informações que ficarão arquivadas em nuvem, a depender da tecnologia usada pelos sócios. Se o local for mais automatizado, os dados permanecem salvos e protegidos por esse sistema para terem facilidade ao encontrar o que precisa e em poucos segundos.

Escritório de médio-porte

O escritório ganha uma estruturação maior e melhor, possui mais funcionários e consegue receber mais clientes. Todo o ambiente fica maior, agradável e há a procura de todo tipo de público, desde empresas, até clientes que querem resolver problemas simples ou mais sérios.

Por ter no local colaboradores capacitados para exercerem determinadas funções, os valores tendem a variar e atingir o patamar intermediário. Ideal para quem busca por resoluções rápidas e íntegras, que se entregue o que foi contratado de imediato.

Escritório full-service

Este é o de grande porte onde os dados para escritórios de advocacia estão guardados em maior quantidade. Todo o serviço é feito com alta qualidade para melhor atender os clientes e garantir que fiquem satisfeitos com o que foi realizado. Os valores costumam ser maiores.

Qual é a importância dos dados para escritório de advocacia?

Os dados para escritórios de advocacia são essenciais porque constam informações a respeito de milhares de clientes que solicitaram os serviços. Constam dados da abertura do pedido, explicação da procura, problema enfrentado e demais laudos emitidos pela companhia, como:

• Cadernos de encargos;
• Propostas;
• Guias de obrigações fiscais: previdenciária, tributária, trabalhistas;
• Processos;
• Registros dos clientes.

Estes são os dados para escritórios de advocacia mais comuns de se encontrar no local, que precisam estar muito bem protegidos e seguros, a fim de evitar problemas de perda de dados acerca de certos clientes.

Cada informação fica na responsabilidade do escritório. Por este motivo é que foi apresentado a respeito de cada porte de advocacia, pois quanto maior for o local, mais dados terão de ser guardados e com altas chances de se perder as informações em algum momento.

É um dos maiores problemas encontrados nos escritórios que não iniciaram a modificação de papelada para o conteúdo em nuvem. É possível haver furto de dados e os clientes saírem lesados devido à falta de cuidado com a proteção dos arquivos. Para evitar o problema, o ideal é entender como adequar o escritório na política abaixo.

Como adequar um escritório de advocacia na LGPD?

Para a adequação, você deve analisar quais dados são permitidos para uso legal e quais não são. A proteção das informações dos seus clientes fica a seu cargo, e o ideal é seguir estes três passos:

Consentimento: há a permissão do cliente para uso dos dados, desde que informado a ele;
Contrato: para haver controle das informações, é feito um acordo onde ambos assinam o documento;
Legítimo: o cliente permite o uso de informações sem assinar o contrato. É uma prática vista para atrair mais lead.

Se você sabe que os seus clientes não têm o desejo de permitir o uso de dados como a sua empresa quiser, então, o ideal é haver consentimento. Vocês conversam sobre o que pode ou não ser usado e, se necessário, assinam um contrato que delimita determinadas informações para não o prejudicar.

Como fazer um portfólio de advogado?

Após saber como manter os dados para escritórios de advocacia, você precisa realizar a construção em modelos práticos, diretos, organizados e objetivos. O ideal é seguir a ordem da OAB quanto à confecção de um portfólio que não pode ser exagerado e deve trazer objetividade, veja:

• Conteúdo profissional;
• Direto;
• Sem dados que não agregam;
• Informativo;
• Sem informações falsas;
• Demonstrar a capacidade na área de atuação;
• Informações de trabalhos já realizados.

Com as informações apresentadas acima você consegue realizar a produção de um portfólio profissional, rico em dados que agreguem ao invés de não dizerem nada útil. Lembre-se, este é um conteúdo profissional que deve estar no padrão da Ordem dos Advogados para não se ter problemas.

O que colocar em um escritório de advocacia?

A fim de manter os dados para escritórios de advocacia seguros, o ideal é investir em computadores tecnológicos. Se você abriu a sua marca tem pouco tempo, opte por dar atenção a internet e telefone fixo. Mas ainda há outros itens, como:

• Computadores;
• Telefones fixos;
• Escrivaninhas;
• Prateleiras para armazenar livros;
• Estantes;
• Pastas para guardar informações simples e não prejudiciais aos clientes;
• Iluminação;
• Placa que identifique o local no lado externo.

Não esqueça que o PC é essencial para manter os dados para escritórios de advocacia protegidos e evitar que caia em mãos erradas. O ato de ter pastas para guardar dados nas gavetas trata a respeito de conteúdos básicos, simples e que não coloquem a integridade das pessoas em perigo.

Além disso, os informes que ficarem na nuvem estarão protegidos. Porém, é ideal investir em um ótimo antivírus para evitar o ataque de hackers. É comum que eles procurem dados de diversas pessoas com o intuito de vazar as informações e prejudicarem a sua marca.

Como organizar um escritório jurídico?

Os dados para escritórios de advocacia devem constar no computador, enquanto o telefone fixo fica próximo da máquina e estante na parte de trás do escritório. O ideal é manter o espaço livre para facilitar a navegação e evitar que os clientes fiquem perdidos ou se vejam obrigados a ficarem em um ambiente apertado.

O escritório deve ser montado e organizado com base na quantidade de pessoas que trabalharão na área. Se forem poucas, você consegue disponibilizar um espaço para a recepção e uma sala própria para atender os clientes que virão até você.

Após tudo isso, o próximo passo é captação de clientes, onde você pode começar por uma consulta de dados, a qual a Data Stone oferece. Nessa plataforma você encontra informações para um mailing list completo.

A plataforma da Data Stone conta com atualização de diária, filtro de busca personalizável e claro, segue as normas da LGPD. Assim, você tem a certeza de adquirir um serviço de qualidade e confiável.

Com isso, você conheceu mais sobre os dados para escritórios de advocacia, como cuidar e claro a importância de investir nessa área. Além de melhorar seus serviços e passar segurança aos seus clientes.