Conheça tudo sobre funil de cobrança para empresas!

Sendo uma metodologia muito utilizada por empresas que buscam recuperação de crédito, o funil de cobrança pode ser exatamente o que muitos precisam para chegar em um acordo. Assim, ambas as partes podem encontrar uma maneira de organizar os pagamentos em que saiam beneficiadas, sem a necessidade de partir para medidas jurídicas ou relacionadas.

Além disso, por ser uma forma que beneficia ambas as partes, essa estratégia pode ser muito útil para que a relação entre cliente e empresa não seja prejudicada, e possam ocorrer novos negócios entre os dois em algum momento do futuro.

Para quem não conhece o funil de cobrança mais a fundo, neste artigo temos as principais informações sobre essa metodologia e como ela pode ser aplicada de uma forma fácil e rápida, dando início a retomada de uma boa relação entre o comprador e a empresa que está fazendo a cobrança.

O que é o funil de cobrança?

O funil de cobrança é uma estratégia utilizada por empresas para recuperar dívidas de clientes que estão inadimplentes. Ou seja, visa recuperar a quitação de clientes que não realizaram o pagamento de produtos ou serviços que adquiriram em um determinado período e, possivelmente, não possuem condições para quitar esse valor no momento.

Essa estratégia é composta por várias etapas que devem ser pensadas de forma que não negativem a relação do cliente com a empresa, mas que também mantenham o seu principal foco que é a quitação da dívida em questão.

O objetivo do funil de cobrança é permitir que a empresa realize a recuperação da dívida de forma eficiente, evitando perda de tempo útil e recursos em ações desnecessárias, como o envolvimento de questões jurídicas. E, ao mesmo tempo, mantendo um relacionamento positivo com o cliente devedor, visando a possibilidade de novas negociações futuramente.

Como funciona o funil de cobrança?

A estratégia do funil de cobrança consiste em dividir o processo em etapas para aumentar as chances de recuperação da dívida, além de manter o relacionamento com o cliente em um nível positivo. As etapas podem variar de acordo com a empresa, pois algumas podem seguir uma política mais leve, enquanto outras sejam mais práticas e rígidas com relação a débitos.

Contudo, durante todo o processo, um aspecto crucial é que a cobrança seja realizada de uma forma amigável, focando na ética e no respeito ao cliente para evitar situações constrangedoras que possam prejudicar o relacionamento comercial.

Em geral, a estratégia tem início com a identificação dos clientes inadimplentes, bem como os valores e condições iniciais do pagamento em questão. A seguir, busca-se contato com esse cliente a fim de informar os valores pendentes e buscar compreender o que levou à inadimplência. É importante manter a empatia e tentar adequar-se à situação, oferecendo ao cliente algumas formas de pagamento facilitadas para que ele consiga quitar a dívida.

Além disso, pode-se utilizar do auxílio de empresas externas especializadas neste tipo de situação, assim facilitando qualquer contato necessário com o cliente sem precisar da mão de obra da própria empresa. A seguir, detalhamos melhor como funciona uma empresa de cobrança.

Como estruturar uma empresa de cobrança?

Atualmente, existem diversas empresas especializadas no funil de cobrança e outros tipos de solicitações para quitação de dívidas. Ao invés de realizar cobranças para si mesma, essas empresas são responsáveis por todo o processo de contato com o cliente até o pagamento do valor que o mesmo deve para outra empresa.

Um tópico importante para estruturação de uma empresa como essa, está no segmento que a mesma irá atuar, podendo focar em áreas como dívidas de pessoas físicas, de empresas, de instituições financeiras, etc. Com a área escolhida, fica mais fácil estabelecer e planejar as estratégias de atuação nas negociações.

Ainda no quesito de planejamento, é necessário estabelecer estratégias básicas, definindo as metas e objetivos da empresa a curto, médio e longo prazo, sempre analisando as oportunidades de mercado para atingir as metas definidas.

Obviamente que, outro ponto importante, é a busca por profissionais capacitados e o treinamento dos mesmos para fornecer um serviço eficaz e rápido. Assim, é possível garantir que estejam aptos para lidar com diversas situações do dia-a-dia, especialmente durante o contato direto com os clientes.

Quais são as etapas da cobrança?

Como mencionado anteriormente, as fases de um funil de cobrança podem variar de acordo com a empresa e suas políticas. Porém, em sua grande maioria, a metodologia funciona da seguinte forma:

• Contato Inicial: a empresa entra em contato com o cliente para informar sobre a dívida em aberto e solicitar o pagamento. O objetivo é identificar as razões do valor não ter sido pago e, se necessário, buscar uma solução para o problema em questão;
• Negociação: caso o cliente não possua condições para quitar a dívida de forma integral, a empresa pode dar início a uma negociação para que o pagamento seja feito de forma parcelada, ou oferecer outras vantagens como redução de juros e expansão de prazo para pagamento da primeira parcela. Aqui, o objetivo é chegar num acordo benéfico para ambos;
• Lembrete de pagamento: com a negociação acordada, ao chegar no período para o pagamento das parcelas, a empresa deve enviar um lembrete via e-mail, SMS ou carta para relembrar do acordo e, assim, incentivar o pagamento;
• Notificação: após o lembrete, se o pagamento ainda não for realizado, a empresa pode enviar uma notificação formal de cobrança, informando que a dívida poderá ser encaminhada para um escritório especializado ou, se necessário, para o departamento jurídico, mostrando assim a seriedade da situação ao cliente;

Encaminhamento para cobrança externa: se após todos os processos anteriores, o pagamento ainda não for realizado pelo cliente, a última etapa do funil de cobrança é o encaminhamento da mesma para um escritório ou departamento jurídico especializado neste tipo de situação. Ou seja, parte-se para medidas mais severas como a inclusão do nome do cliente em órgãos de proteção ao crédito ou em uma ação judicial.

Vale lembrar que, enquanto o processo é feito, é importante que a empresa ou seus representantes sempre foquem na ética e respeito ao cliente, buscando sempre uma resolução pacífica para a situação.

Quais são as principais fases de cobrança?

Dentre as etapas do funil de cobrança citadas anteriormente, três delas podem ser consideradas as mais importantes em todo o processo, começando, obviamente, pelo contato da empresa com o cliente devedor, que pode guiar todo o restante das etapas de acordo com fatores como a reação do cidadão e o tipo de conversa estabelecida.

Além disso, a negociação é a parte principal dentre estas, já que ela mostra a disposição do cliente em quitar o débito e também a compreensão da empresa de que o devedor está numa situação delicada, e que está disposta a encontrar uma solução viável para os dois lados. Essa etapa é crucial para estabelecer uma boa relação e, em consequência, fazer com que a quitação da dívida seja feita sem mais imprevistos.

Contudo, caso um acordo não aconteça, temos a última parte principal do processo, que é a cobrança externa. Nessa fase, por mais amigável que tenham sido os contatos anteriores, uma empresa deve buscar a solução em definitivo do débito, recorrendo a formas mais firmes para que isso aconteça.

Independente da importância de cada fase, o funil de cobranças é uma estratégia que, se realizada de forma correta, pode não somente solucionar as dívidas de uma empresa como também dar a ela uma reputação interessante no âmbito de cobranças, agradando possíveis clientes que conheçam os relatos de devedores.

Entender o funil de cobranças e como ele pode auxiliar num processo que, muitas vezes, pode ser desagradável para ambos os lados, é uma estratégia interessante para quem, por mais que deseje que as dívidas sejam quitadas, não quer sacrificar certos aspectos como a ética e o respeito pelo cidadão, além é claro de manter uma postura profissional e terna no âmbito comercial.