Cobrança por WhatsApp: como fazer? Aprenda agora!

Com a popularização dos mensageiros, fazer a cobrança por WhatsApp se tornou comum entre as empresas, uma vez que o aplicativo é extremamente popular e está instalado em mais de 90% dos smartphones brasileiros, segundo levantamento recente.

Se antes a cobrança era feita por ligações, correspondências ou e-mail, hoje em dia com algumas palavras é possível cobrar um cliente de maneira rápida e pelo celular.

Porém, para muitas empresas o ato de se fazer cobranças por WhatsApp ainda é novo e há formas no qual esse procedimento pode acontecer em uma empresa sem causar desconforto para o cliente, além de prós e contras sobre essa abordagem e dicas para elaborar boas mensagens.

O que é a cobrança por WhatsApp?

A cobrança por WhatsApp se trata de uma mensagem de texto enviada via WhatsApp para um cliente a fim de lembrá-lo de um pagamento que se encontra em aberto. Vale lembrar que essa mensagem também pode acontecer em forma de lembrete ao cliente, dias antes do vencimento.

Uma mensagem de cobrança por WhatsApp deve informar ao cliente todas as informações sobre seu débito, incluindo o valor devido, as opções para pagamento dessa quantia, além de um tom cordial e educado, evitando que o mesmo se sinta constrangido com a situação e com os cobradores.

Realizar uma cobrança pelo WhatsApp é legal?

É importante ressaltar que a cobrança por WhatsApp é legal e regulamentada desde 2013 pelo Código de Defesa do Consumidor, com isso a ferramenta se tornou elegível para realizar cobranças a clientes que estão com pagamentos atrasados.

O Código de Defesa do Consumidor estabelece que as cobranças pelo aplicativo podem ser feitas desde que não sejam abusivas e nem façam com que o cliente se sinta constrangido, assim como em outros meios de comunicação com o cliente que também são utilizados para se fazer cobranças, a exposição do devedor é proibida.

Dicas para criar uma boa mensagem de cobrança por WhatsApp

Para que se crie uma boa mensagem de cobrança por WhatsApp, é necessário considerar alguns pontos relevantes que podem ajudar na elaboração desse contato pelo aplicativo. Entre algumas dicas que podem ajudar na hora de fazer uma cobrança por WhatsApp estão:

• Elaboração de um calendário de ações, com isso é possível ter um cronograma que conta com dias e com o tipo de mensagem que deve ser enviada ao consumidor que está em aberto com seus pagamentos.
• É importante se atentar aos horários para se fazer a cobrança, afinal uma vez feita fora do horário estabelecido pode ser configurada como abusiva por parte da empresa.
• Atenção redobrada na hora de elaborar a mensagem de cobrança, evitando o uso de gírias, ainda que a empresa tenha uma linguagem mais informal com os clientes e se atente aos erros ortográficos
• A criação das mensagens deve ser feita com antecedência, e deve ser enviada por texto, isso faz com que essas mensagens sejam padronizadas. Um modelo para cada situação deve ser criado e enviado ao cliente devedor no momento certo, trocando apenas dados como o valor da dívida, nome e data.
• Esteja sempre pronto para negociar com o cliente, que muitas vezes pode não ter arcado com seu compromisso por problemas financeiros. Uma vez que este seja o problema, ofereça ao cliente opções de negociação, dessa forma o nome do consumidor não fica retido nos órgãos de proteção ao crédito e nem a empresa fica sem receber o pagamento.

Entre as opções que podem ser oferecidas, estão o parcelamento do valor em aberto, alteração da data de vencimento e a negociação dos juros.

Dessa forma, a conversa com o cliente se torna mais amigável, afinal a cobrança é um momento delicado e deve ser feita com muita cautela, mas sobretudo empatia para compreender o que acontece do outro lado. O mais importante é que ao final da conversa, consumidor e empresa cheguem a uma resolução que seja satisfatória para ambos.

Quais as vantagens de se ter uma cobrança por WhatsApp?

Para uma empresa, fazer a cobrança pelo WhatsApp pode ser uma forma mais rápida e trazer vantagens por algumas razões. A primeira delas é o alcance que a ferramenta possui: só no Brasil mais de 90% dos brasileiros possuem WhatsApp, colocando o aplicativo entre os mais populares do país.

Outro fator importante a se considerar é a privacidade que o mesmo oferece, pois com as mensagens criptografadas de ponta a ponta, a garantia de que aquela cobrança ficará entre a empresa e o cliente é certa. O baixo custo para o envio das mensagens também é outra vantagem para as empresas, uma vez que com a mensagem já pronta, basta enviar ao cliente sem o gasto com papel ou tarifas de telefone.

A plataforma é efetiva, isso significa que o contato com a pessoa certa acontece na maioria das vezes, além de contar com a possibilidade de se certificar que o devedor trata-se do dono daquele telefone.

A produtividade do colaborador que realiza as cobranças é potencializada, uma vez que várias mensagens podem ser encaminhadas quase que ao mesmo tempo na plataforma.

Vale ressaltar que para uma boa aderência às cobranças por WhatsApp, é necessário que a empresa mantenha o cadastro de seus clientes sempre atualizado, aumentando as chances de contato, além de uma maior personalização e humanização das mensagens, fazendo com que a abordagem de cobrança aconteça de maneira tranquila e seja pensada no cliente.

3 exemplos de cobrança por WhatsApp

Para ajudar as empresas no processo de cobrança por WhatsApp, confira alguns modelos de mensagens que podem ser utilizadas em diferentes estágios de uma cobrança.

Mensagem de lembrete

Neste estágio, o valor do cliente ainda não venceu, sendo assim a empresa pode enviar uma mensagem lembrando do vencimento ao cliente, de preferência com uma segunda via ou alguma outra forma de pagamento para facilitar o pagamento.

“Olá (nome do cliente), seu boleto vence (coloque o dia do pagamento) para facilitar o pagamento segue o código de barras do boleto (coloque o código de barras)”

Finalize se colocando à disposição para esclarecimentos e coloque os canais de contato para que o cliente tenha outras opções.

Mensagem de cobrança com atraso recente

A fim de evitar constrangimentos ao cliente, a empresa deve considerar que o mesmo já realizou o pagamento, mas que o mesmo ainda não consta no sistema, dessa forma a mensagem para cobrança deve conter o código de barras atualizado.

“Olá (nome do cliente) ainda não identificamos em nossos sistemas o pagamento de seu boleto com vencimento (dia/mês/ano). Para facilitar o pagamento, envio abaixo o código de barras”

A forma de finalização é a mesma da anterior, e ao final também é bom informar que caso o cliente já tenha realizado o pagamento ele deve desconsiderar a mensagem.

Mensagem de cobrança para maiores atrasos

Para cobranças por WhatsApp com muitos dias de atraso, é interessante começar a conversa com o cliente despertando gatilhos que incentivem a negociar com sua empresa, porém vale lembrar que a cobrança não deve de forma alguma parecer invasiva e abusiva.

“Olá (nome do cliente). Tenho uma excelente proposta para negociar seus valores em aberto conosco, você gostaria de saber mais sobre isso? Estamos à disposição.”

Ao final da conversa, coloque os canais de contato com a empresa para que o cliente possa se comunicar por onde se sentir mais à vontade para falar sobre seus valores em aberto.

A cobrança por WhatsApp é uma boa opção para empresas que desejam entrar em contato com seus clientes mais rapidamente para fazer cobranças, além de contar com altas chances de se obter uma boa negociação e conseguir condições que favoreçam a ambos. Por isso, com as estratégias corretas, faça a abordagem e ofereça boas condições para que seu cliente realize seus pagamentos e saia do vermelho.