Comunicação administrativa: o que é e como pode ser usada?

Saiba que a comunicação administrativa é uma estratégia que pode ser usada por meio de metodologias que façam sentido ao seu modelo de negócio. Para isso, é preciso se reunir com os colaboradores para analisarem o que deve ser implementado e corrigido para evitar falhas internas.

Empresas que fazem o uso de uma excelente comunicação conseguem realizar um diálogo efetivo, prático, podem mitigar erros e acompanhar relatórios em tempo real. A sua companhia também pode conquistar estas vantagens ao verificar criteriosamente o que o setor precisa, conforme os diálogos acontecerem.

O que é a comunicação administrativa?

Um processo que ocorre em uma empresa do setor público e privado, a comunicação administrativa é uma estratégia que pode ser feita por e-mails, reuniões ou memorandos que auxiliam na organização e na realização de processos. O objetivo é ter controle pleno sobre informações que não devem ser fornecidas para determinados colaboradores e nem mesmo podem ser divulgadas, como forma de preservar os dados.

Neste caso, apenas os líderes, gestores e profissionais em cargo hierárquico têm acesso sobre a produtividade da equipe, margem de lucro, custos, resultados de semestres e análise de problemas. Por se tratar de informações mais sensíveis, os especialistas fazem a checagem e resolvem o que for preciso para garantir o pleno funcionamento empresarial. 

Qual a importância da comunicação administrativa?

A comunicação administrativa é de extrema importância, pois auxilia na resolução de problemas relacionados a gastos, por exemplo, além de possibilitar que os gestores se baseiem em fatos para tomar uma decisão e resolver conflitos com precisão. Para isso ocorrer da maneira certa, os profissionais precisam expor as situações em reuniões para definirem planos adequados para solucionar o caso.

Uma empresa que não tenha uma boa comunicação administrativa pode lidar com impactos negativos por escolhas erradas e que afetam diretamente todas as equipes. Ou seja, sem a verificação dos resultados do semestre anterior, os gestores e líderes permanecem seguindo a mesma estratégia errada, o que gera despesas, perda de tempo e redução de produtividade, devido à falta de diálogos precisos.

Conceitos da comunicação administrativa

Comunicação administrativa é a transmissão de informações essenciais para os profissionais de uma empresa. Ocorre a disseminação de dados relevantes que ajudam na tomada de decisões, realização de projetos, melhoria de serviços ou produtos e que podem prevenir desperdícios.

As conversas são realizadas com os especialistas superiores quanto às questões de dados mais sensíveis, como nível de produção da equipe e o crescimento empresarial, por exemplo. Os colaboradores que atuam em cargos mais baixos não acessam esse tipo de informação, porque não possuem poder de decisão e não podem solucionar os problemas mais complexos.

Quais os elementos fundamentais da comunicação administrativa de sucesso

Para a comunicação ser um verdadeiro sucesso, a empresa precisa atuar com os principais elementos responsáveis por complementá-la. Dessa forma, as estratégias podem ser aprimoradas e os diálogos acontecerem com mais agilidade, se feitos da seguinte maneira:

• Hierarquia: a mensagem passa pelos diretores e CEOs segue para os gestores e pode chegar aos colaboradores;
• Normativa: elemento que evidencia as regras que precisam ser seguidas internamente;
• Impessoal: informação fornecida não pode ser controlada, deve ser seguida;
• Clareza: as informações precisam ser objetivas e compreensíveis;
• Feedback constante: para garantir que os processos ocorram, é preciso fornecer informações que ajudem em melhorias;
• Saber escutar: os líderes devem ter escuta ativa para entender os problemas e saber como resolvê-los.

Companhias que trabalham com a comunicação administrativa corretamente têm chances melhores de solucionar problemas em tempo ágil, tanto pela clareza da informação transmitida, como por feedbacks constantes que auxiliam na observação do que precisa ser melhorado. Estes são fatores que podem tornar os procedimentos internos mais assertivos, além de ajudar na mitigação de erros e redução de gastos.

Como usar a comunicação administrativa?

O uso da comunicação pode ser realizado por meio de tecnologias de ponta, que permitem à equipe dialogar com facilidade e instantaneamente. As informações podem ser passadas com mais agilidade, assim como análises de resultados importantes que precisam ser estudados com atenção para detectar anormalidades.

Implementar a cultura da comunicação administrativa é mais uma maneira de usar este processo na sua empresa. Os especialistas precisam se sentir à vontade para expor opiniões, pontos que acreditam precisar de melhorias e falar mais sobre possíveis projetos que podem ser desenvolvidos internamente. 

Comunicação institucional mercadológica interna e administrativa

Existem alguns tipos de comunicações que as companhias podem adotar e seguir diariamente para ter sucesso com planos e estratégias. Caso a sua empresa opte por estes processos, pode também conseguir fortalecer o relacionamento interno com a equipe e mitigar erros. Conheça as respectivas diferenças entre comunicação institucional, mercadológica, interna e administrativa para definir a que melhor corresponde ao seu modelo de negócio:

Comunicação organizacional	Se refere a todo tipo de organização, como as públicas, privadas, ONGs e até mesmo fundações.
Comunicação institucional:	A equipe de relação pública desenvolve estratégias que ajudam no fortalecimento da empresa no mercado, e também atuam para garantir que a marca permaneça bem-vista pela imprensa.
Comunicação mercadológica	O time de marketing e vendas se reúne para definir táticas que ajudem a melhorar produtos ou serviços. Eles atuam com publicidade, promoções, merchandising e venda direta.
Comunicação administrativa	Os especialistas de cargo superior transmitem dados administrativos de extrema importância. Pode ocorrer com mais frequência com CEOs, líderes e gestores.
Comunicação interna	A comunicação interna tem processos definidos, preza pelo diálogo, e todas as informações são fornecidas com frequência para mitigar erros.

No entanto, o fato de não trabalhar bem com a comunicação administrativa pode causar problemas graves, como divergência em informações e erros em desenvolvimentos de projetos. Isso pode fazer com que a credibilidade da marca seja perdida e cause dúvidas até mesmo em profissionais que atuam no setor de marketing e vendas, por exemplo, sobre a veracidade das conversas.  

Estratégias para se usar na comunicação administrativa em modo superior

Seguir as estratégias de comunicação administrativa para aplicar na empresa pode auxiliar na resolução de problemas e na transmissão clara de informações. Dessa forma, é possível garantir que todos os especialistas em modo superior tenham pleno desempenho em suas atividades, caso ocorra a implementação de:

• Tecnologias mais avançadas;
• Regra do diálogo objetivo e claro;
• Acompanhar regularmente a comunicação para ver o que pode melhorar;
• Relatórios bem completos e informativos;
• Documentos oficiais que validem as decisões tomadas.

Estas podem ser estratégias que a sua companhia tenha a oportunidade de aplicar para fortalecer a comunicação. O uso da tecnologia é um método eficiente de garantir diálogos frequentes com cada especialista de forma simples e rápida para transmitir feedbacks assertivos.

Vantagens da comunicação administrativa

Ao aplicar a comunicação administrativa na sua empresa, existe a possibilidade de melhorar as conversas com as equipes e ter garantia de que os processos sejam concluídos com excelência. Decidir por este método é também uma maneira de gerar confiança, clareza e entender quais os problemas mais frequentes internos que têm possibilidade de resolução.

Facilidade dos especialistas se comunicarem sobre projetos

Especialistas encarregados de projetos em processo de desenvolvimento precisam conversar regularmente com toda a equipe para tirar dúvidas e falar do andamento das atividades. Com a comunicação administrativa, esses diálogos podem acontecer com mais agilidade e praticidade, além do envio de relatórios ser feito em menos tempo para manter os profissionais envolvidos atualizados.

Resolução rápida de problemas

Com a comunicação, a empresa pode resolver problemas administrativos com mais assertividade, por ocorrer o relato da situação imediatamente. Ou seja, em vez de uma falha ser visualizada semanas após o ocorrido, é controlada e solucionada o mais breve possível.

Prevenção contra informações erradas

Uma comunicação administrativa pouco recorrente pode gerar disseminação de informações divergentes entre os outros setores, como o de marketing e vendas. No entanto, com conversas regulares, é possível evitar que esse tipo de situação aconteça na companhia com mais eficácia.

Melhora o relacionamento

A comunicação assertiva auxilia no melhoramento da relação com os especialistas, pois os contatos são feitos diariamente, e isso gera uma proximidade melhor. É também uma forma de proporcionar confiança e deixá-los à vontade para falar sobre os pontos de vista, o que precisa ser aprimorado na empresa e quais estratégias seguir.

Fortalecer o relacionamento com a equipe é indispensável para a empresa construir uma boa reputação, reter talentos e atrair profissionais capacitados para atuar internamente. Com uma marca estabelecida no mercado, a concorrência consegue conquistar mais autoridade, relevância e possibilidade de aumentar até mesmo as vendas.

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