Reuniões qualificadas: 7 dicas para montar uma de sucesso!

Para muitas pessoas, as reuniões de trabalho podem ser tediosas, porém com algumas dicas é possível tornar essas reuniões qualificadas, o que agrega conhecimento e informações relevantes aos grupos e une os colaboradores de uma empresa de maneira produtiva.

A falta de uma boa elaboração da reunião faz com que ela se torne repetitiva, o que por vezes deixa claro aos membros do time que aquele encontro não foi planejado e faz com que ele seja visto como um erro, feito sem propósito.

É claro que, em alguns momentos, e-mails serão mais eficientes do que uma reunião no meio do dia – no entanto, ao reunir todos os colaboradores, é preciso ter objetividade. Para isso, separamos 7 dicas infalíveis para montar uma reunião qualificada de sucesso, confira!

Qual a importância das reuniões qualificadas?

As reuniões qualificadas permitem que colaboradores e gestores consigam elaborar juntos estratégias inteligentes para alcançar os resultados desejados. Esse encontro pode fazer com que as empresas se tornem ainda mais fortes, caso esse momento seja bem aproveitado.

Além disso, esse também é um bom momento para a análise e diálogo entre as hierarquias, apontando possíveis desalinhamentos de comunicação, erros operacionais, entre outros fatores que possam impactar a equipe negativamente.

Uma boa reunião tende a otimizar o tempo da empresa, pois com tudo o que precisa ser discutido e alinhado, é possível levantar a pauta, apontar os erros e trazer as soluções necessárias, o que faz com que a comunicação fique alinhada e a equipe seja mais motivada.

Tipos de reuniões qualificadas

O que muita gente não sabe é que as reuniões qualificadas não são apenas um grupo de pessoas reunidas em uma sala com projetores e dados, existem tipos. Isto é, cada reunião pode ter um propósito diferente e para garantir a qualidade desse encontro com as equipes é necessário saber disso.

Descubra os tipos para definir qual será utilizado na sua próxima reunião:

Reuniões qualificadas de Daily

O modelo de reunião Daily é um dos mais tradicionais nas empresas, isso porque acontecem diariamente, durando entre 15 e 30 minutos. Nesse momento, times e seus líderes podem trocar, logo no início do dia, feedbacks em grupo de maneira informal e rápida.

O formato também permite que os colaboradores tirem dúvidas, que os líderes passem alinhamentos importantes para as demandas do dia, além de saberem o que cada membro fará no dia, o que torna o trabalho otimizado.

Reunião 1:1

Também conhecidas como reuniões cara a cara, esse modelo se caracteriza por ser um dos tipos de reuniões qualificadas onde o colaborador e seu líder conversam frente a frente. A conversa é um feedback onde erros, acertos e pontos de melhoria são sinalizados, além de ser um momento ideal para tirar dúvidas e manifestar possíveis fatores que possam atrapalhar o processo.

Esses encontros podem acontecer uma vez por semana ou de maneira quinzenal e geralmente duram até uma hora, o que é suficiente para manter a qualidade da conversa e alinhar tudo o que é necessário.

Reuniões para capacitação

O formato tem como finalidade promover a capacitação e treinamento das equipes, o que auxilia no desenvolvimento profissional de cada colaborador, inclusive no dia a dia de trabalho. Esses encontros podem estar relacionados a implementação de uma nova ferramenta ou a um novo procedimento que deverá ser adotado e até mesmo para ajustar erros frequentes que podem acontecer no dia a dia.

O formato vai depender do tipo de conteúdo que será repassado, o que pode acontecer no próprio espaço de trabalho ou em locais específicos, assim como o tempo, esses treinamentos podem durar um dia ou algumas horas.

All Hands

As reuniões all hands, garantem que os colaboradores consigam reunir hierarquias mais altas de uma empresa, a fim de humanizar essa liderança, o que faz com que eles tenham conhecimento do que é feito em cada um dos setores.

Além disso, esses encontros acontecem de maneira mensal e tem a duração de até duas horas, pois o objetivo é que esta conversa seja fluida e que os temas abordados sejam do interesse de todos os membros da equipe, pois o objetivo é alavancar a empresa através de sua cultura interna e propósito de negócio.

Os tipos de reuniões qualificadas podem ajudar as empresas a alcançar mais assertividade na hora de reunir os colaboradores. Por isso, ao planejar um encontro de todos é essencial que ele seja pensado no modelo correto.

7 dicas para montar suas reuniões qualificadas

As reuniões qualificadas podem ser momentos produtivos entre os líderes e as equipes, para isso, é necessário considerar algumas dicas que positivamente podem contribuir para um encontro melhor. Descubra como:

Interação

Uma boa reunião é aquela em que todos interagem, não ao mesmo tempo, mas sim conforme os alinhamentos e informações vão sendo repassados. Por isso, incentivar os colaboradores a falar durante esses encontros tornam as reuniões muito mais qualificadas.

Após um período de fala da liderança, de maneira aleatória, convoque um a um dos membros do time para falar a respeito do que foi passado e incentive também que as ideias sejam apresentadas.

Registre a reunião

O registro da reunião nada mais é do que anotar tudo o que foi dito e alinhado nesse encontro, considerando inclusive pedidos dos colaboradores, além de alinhamentos que foram repassados.

Vale ressaltar que essas informações podem ser usadas no dia a dia de trabalho, nos encontros diários que acontecem antes do trabalho começar, o que ajuda a manter os direcionamentos em dia.

Estabeleça o tempo

O tempo é um dos principais fatores que fazem uma reunião não ser produtiva, especialmente quando a duração não é estipulada. Por isso, é essencial que antes de iniciar, o tempo de duração já seja informado ao time.

Com isso, é possível criar encontros mais assertivos e objetivos, que vão direto ao ponto e estabelecem aquilo que é preciso ser alinhado com os colaboradores, seja qual for o formato adotado pela empresa.

Defina o tema

A regra número 1 para que reuniões sejam qualificadas é estabelecer o tema da reunião e avisar com antecedência para o time, assim eles já saberão do que se trata. Também é importante ser incentivado entre colaboradores ações como separar as perguntas e dúvidas a respeito desse tema.

A definição do tema auxilia na otimização do tempo, o que torna o encontro mais objetivo e dinâmico, além de favorecer a maior interação entre liderança e time, o que proporciona bons resultados.

Utilize imagens

O recurso de imagens e vídeos em apresentações que podem ser utilizadas nos encontros, torna as reuniões qualificadas, pois o uso desses elementos dinamiza as reuniões, o que prende a atenção dos presentes por mais tempo.

Por isso, trazer recursos visuais para essas apresentações pode potencializar a qualidade da reunião, o que faz com que a interação do time seja maior e que novas ideias sejam apresentadas a partir desses itens.

Seja objetivo

Assim como é necessário ter o tema da reunião estabelecido previamente, é importante ser objetivo, dessa forma é essencial focar naquilo que tem relevância para a equipe e será de grande valia para o dia a dia dos times dentro da empresa.

Por isso, as minúcias e detalhes triviais devem ser dispensados, o que é mais um fator decisivo para trazer dinamismo, participação e interação ao encontro, tornando a reunião produtiva.

Escolha quem irá participar

A escolha dos participantes é mais um ponto a se considerar caso queira ter reuniões qualificadas, isso porque nesses encontros é necessário que a interação seja feita por pessoas que estão relacionadas ao setor ao projeto que está em desenvolvimento.

Por isso, a escolha dos participantes deve ser feita antecipadamente e aos que não forem participar nesse primeiro momento, podem ser participativos depois, colaborando com ideias em um outro momento, caso seja necessário.

As reuniões qualificadas podem ajudar as empresas a alcançarem seus resultados de maneira mais rápida, pois com todo o time alinhado e trabalhando junto, as metas e objetivos tendem a ser alcançados mais rapidamente.

Para ajudar nesse processo, a plataforma da Data Stone oferece tudo o que é necessário para fazer a prospecção de clientes através de ferramentas como filtros personalizados que alcançam os compradores ideais para o seu negócio, alavancando as vendas e metas de maneira assertiva.

Melhore o dia a dia das empresas com reuniões de qualidade e potencialize o foco de trabalho dos colaboradores, o que os mantém plenamente motivados e com a cabeça nas metas, o que traz vantagens a todos os setores de uma empresa.