Transformando resultados: 15 estratégias para otimizar sua equipe de cobrança!

Ter uma equipe de cobrança é, para muitas empresas, tão essencial quanto ter um time voltado inteiramente para as vendas. Muitos negócios trabalham com compras parceladas ou com contratação de serviços por longos períodos de fidelidade, que devem ser pagos constantemente. 

Empresas que lidam com contratos também devem ficar atentos com as cobranças e como realizá-las de maneira eficiente, afinal, dados preocupantes nos levam a refletir sobre a situação do Brasil e sua inadimplência. 

Segundo dados do mapa da inadimplência, o Brasil chegou a ter mais de 70 milhões de inadimplentes, o que corresponde a mais de 40% da população. Se sua empresa tiver uma equipe de cobranças que consiga pelo menos resgatar parte do valor de algumas dívidas, já será um motivo para comemorar, pois significa menos prejuízo a longo prazo. 

As 15 Estratégias para otimizar sua equipe de cobrança

Assim como qualquer outro setor e equipe de uma empresa, o departamento de cobrança pode ter mais ou menos eficiência, tudo depende da forma como os colaboradores trabalham. Portanto, conhecer as principais técnicas, pontos que devem ser levados em conta e até mesmo rotas para cobranças é fundamental. 

Para auxiliar a equipe de cobrança de sua empresa, separamos aqui 15 dicas fundamentais que fazem a diferença na abordagem dos inadimplentes. Essas dicas auxiliarão a conseguir resgatar o valor dos clientes inadimplentes e evitar dívidas futuras – confira!

Crie uma equipe para cobranças

O primeiro passo para cobrar com eficiência é ter uma equipe dedicada exclusivamente a esse papel. Os profissionais envolvidos nesse serviço devem ser cordiais, sensíveis, competentes, mas acima de tudo devem conhecer tanto seus clientes quanto os vendedores. Também é fundamental oferecer meios e recursos de trabalhos de qualidade como telefones, e-mails corporativos e aplicativos de cobrança. 

Tenha um roteiro de cobrança

Assim como existe um roteiro de vendas, existe também um roteiro de cobranças. Esse roteiro serve para auxiliar no primeiro contato todo profissional que realizar a abordagem. No roteiro devem estar as principais técnicas para um primeiro contato, com uma aproximação suave, cordial e respeitosa. 

Invista em comunicação

Comunicação deve ser a palavra-chave para a equipe de cobrança, pois esta é a principal ferramenta de trabalho e a mais capaz de converter inadimplentes em pagadores. Nada melhor do que uma conversa cativante para convencer esses clientes a retornar pelo menos parte da dívida, além de ser essencial para um atendimento humano. 

Tenha alguma ferramenta de automatização

É interessante implementar em sua empresa uma ferramenta de automatização que realize as primeiras cobranças. Muitas vezes uma conta não é paga simplesmente porque o cliente se esqueceu, ou mesmo um aviso automático é o suficiente para convencer um inadimplente a honrar o seu compromisso financeiro. 

Defina os canais para cobrança

Ter os principais canais de cobrança definidos é uma ótima forma de otimizar o tempo de sua equipe de cobrança. Esses canais podem existir das mais diversas formas como e-mail, telefone, WhatsApp e outro aplicativo de contato. Para empresas que realizam vendas online este canal pode ser seu próprio app e plataforma. 

Antes de cobrar, tente evitar a situação

A inadimplência é uma situação que pode ser “corrigida” por meio da equipe de vendas, porém o melhor é não deixar que as dívidas aconteçam e priorizar bons pagadores. Então invista em ferramentas que possam identificar e avisar seus profissionais de possíveis clientes inadimplentes. 

Uma ótima ferramenta é a Stone Station, plataforma da Data Stone que aponta quais as melhores negociações que sua empresa pode realizar! A Stone Station auxilia sua empresa não só a evitar inadimplência, como também pode ser utilizada para localizar e identificar esses antigos clientes. É a melhor ferramenta para colocar à disposição da equipe de cobrança.

Ofereça descontos e benefícios

Para aumentar a conversão dos contatos e abordagem da sua equipe é fundamental oferecer alguns “benefícios” no pagamento das dívidas, em especial as mais altas. Descontos, redução ou mesmo abolição das taxas de juros estão entre os principais benefícios que convertem as dívidas pagas. 

Ofereça métodos de pagamentos alternativos

Além dos descontos, também é fundamental oferecer métodos de pagamento alternativos e bastante variados, assim o inadimplente tem total liberdade para escolher como pagar a dívida. Existem vários métodos, mas entre os mais apreciados está o parcelamento da dívida em longas parcelas. 

Use ferramentas para avisar sobre vencimentos

Aqui mais uma vez a automatização pode se fazer presente, mas neste caso a ferramenta avisa o cliente de que a sua dívida está para vencer, e assim o mesmo pode pagar antes de se tornar de fato um inadimplente. Repetimos que, muitos clientes só se tornam inadimplentes por falta de atenção, então tente notificá-los e informá-los sobre seus vencimentos. 

Faça treinamentos sempre 

A equipe de cobrança deve ser treinada constantemente para atingir cada vez mais eficácia em suas abordagens. Faça treinamentos de como conseguir abordar o cliente e realizar o primeiro contato, a melhor forma de conduzir a conversa e até mesmo de como reagir a determinados tipos de clientes e inadimplentes. Assim você terá uma equipe atualizada para lidar com diferentes situações.

Invista em personalização 

Conhecer os clientes inadimplentes é um ótimo caminho para aumentar as chances da cobrança dar certo. Por isso invista em personalização desta abordagem, onde os profissionais estudam cada inadimplente e identifica como se comporta, quais suas características e até mesmo como se tornou inadimplente e com isso planeje como irá abordá-lo. 

Verifique porque aconteceu a inadimplência

É preciso conhecer porque seus clientes se tornam inadimplentes, não só em cada caso individual, como entender se este é um problema estrutural. Esta análise é essencial, pois se for alguma falha em sua estrutura de venda que favoreça a inadimplência, é por meio deste olhar crítico que ela pode ser corrigida. 

Registre a conversa e crie protocolos

Infelizmente a equipe de cobrança está sujeita a passar por alguns constrangimentos durante sua rotina de trabalho. Por isso é essencial registrar cada conversa, independente do canal por onde aconteceu. É importante informar ao cliente que este registro vai acontecer e fornecer um método para o mesmo ter acesso ao protocolo da conversa. 

Se necessário, proteste a dívida

‌E se sua equipe de cobranças não conseguiu chegar a um bom termo com o cliente inadimplente, então chegou o momento de protestar a dívida. Esta não é uma situação agradável para nenhum dos dois lados, porém é a melhor forma de concluir uma inadimplência teimosa e sem sucesso de pagamento. 

Como a equipe de cobrança é importante para a empresa?

‌Quando um cliente deixa de honrar sua dívida, ela deve ser considerada como perdida em seu valor integral. Logo, toda dívida gera 100% de prejuízo e assim devem ser consideradas cada uma delas. Para garantir que pelo menos parte do valor será resgatado, a equipe para cobrança deve ser acionada. 

Com isso, a empresa diminui o número de prejuízo e pode até mesmo resgatar boa parte de suas dívidas. Se for uma empresa onde esse número é reduzido, talvez esses profissionais possam até zerar o número de inadimplentes, e sua atuação gera uma análise sobre o porquê ocorreram essas faltas e pode fornecer dicas sobre como corrigi-las. 

Como a Data Stone pode te ajudar na organização do setor de cobrança?

Na hora de cobrar, sua equipe necessita de dados, e não há empresa melhor para fornecê-las do que a Data Stone! Por meio da plataforma Stone Station, é possível identificar os dados dos inadimplentes de sua empresa, mais do que isso, também é possível evitá-los por meio de uma análise prévia consultando os dados cadastrais. 

Com a Data Stone sua empresa pode crescer com segurança e ainda cobrar com mais propriedade. E é importante pontuar que todos os dados fornecidos pela Data Stone são públicos e retirados de fontes oficiais, como manda a LGPD. 

Forme sua equipe de cobrança e consiga retornar parte do prejuízo que pode se abater sobre sua empresa. Nem toda dívida está perdida, e com as estratégias corretas e nossas 15 dicas será possível retornar parte do valor em cobranças e abordagens eficientes.