Veja como adaptar seu cartório para a era digital!

O cartório digital é uma plataforma que permite realizar um atendimento cartorial online e muito mais prático. Isto evita que as pessoas tenham de frequentar o espaço, principalmente por não possuírem tempo necessário, apenas com a finalidade de assinar um ou dois papéis. Para evitar este problema, ter um estilo de cartório que atua em um ambiente digital trará muitos benefícios não só para você, mas para os clientes.

O que é um cartório?

Um cartório tradicional se trata de um local judicial que pode ser tanto privado quanto público, com posse documentos a serem protegidos. Este é um ambiente que detém de uma enorme responsabilidade no que diz respeito a guardar e proteger diversos papéis.

Além disso, você sabia que o cartório, conforme a Lei n. 8.935 (art 1°), tem a obrigação de manter os registros públicos e demais documentações totalmente autênticas e seguras? De fato, é um trabalho que exige muita atenção, paciência e competência para realizar.

No entanto, será que existem formas mais simples de tornar o trabalho nestes lugares práticos ou automatizados? Você sabia que existe o cartório digital, atualmente? Mas, dependerá do tipo de cartório que você tenha o interesse de abrir, pois cada um oferece uma funcionalidade completamente diferente. Explicaremos abaixo:

Cartório de registro civil (RCPN)

Sabia que o seu nome está inserido dentro deste cartório desde o dia do seu nascimento? Inclusive, este local emitirá até mesmo a sua certidão de óbito, de casamento, divórcio ou interdito. Estes documentos serão emitidos exatamente neste cartório, ao contrário do que muitas pessoas acreditam.

Cartório de registro de títulos (RTD)

Este é um tipo de cartório responsável por registrar todas as suas informações mais importantes, a fim de evitar possíveis perdas. Atualmente, é comum acontecer de perdermos os nossos documentos em algum momento, mas é possível manter estes dados seguros com o cartório RTD.

Cartório para PJ

Este é um cartório responsável por registrar todas as pessoas jurídicas, não com a finalidade empresarial, mas de associações, fundações ou organizações não governamentais.

O que é preciso para abrir um cartório?

Se você quer abrir um cartório digital, saiba ser necessário e muito importante ser aprovado em um concurso público e estar dentro de obrigatoriedades estipuladas pela Lei 8.935, datada de 18 de novembro de 1994. Veja os requisitos para passar por esta prova:

• Ser brasileiro;
• Capacidade civil;
• Estar quitado de obrigações militares e/ou eleitorais;
• Possuir diploma bacharel no curso de direito;
• Ter em mãos um comprovante de antecedentes criminais que não conste crimes;
• Verificação de conduta para exercer a profissão.

Você deve levar em consideração que este é um tipo de serviço de origem pública, que exige que você tenha uma formação. É por este motivo que falamos a respeito da graduação em direito, pois você saberá todos os direitos dos cidadãos e seguirá plenamente as leis estabelecidas.

Como é a prova para abrir um cartório digital?

Para ter direito de abrir um cartório digital, você passará por uma prova objetiva de múltipla escolha. Haverá administração da natureza da especialidade que atingem 70% das questões, direito com 20% e conhecimentos gerais em 10%. Veja mais:

• Prova escrita: obrigação de fazer uma dissertação;
• Prova prática: para responder perguntas a respeito do cartório;
• Prova oral;
• Exames e títulos.

De fato, não é um processo fácil, o de abrir um cartório digital, porém se você detiver os conhecimentos acerca dos temas da prova, será prático passar pelas avaliações e dar início ao seu negócio.

O que significa adaptar um cartório para a era digital?

Você sabia que o cartório digital passará por uma adaptação para possuir todos os documentos emitidos de forma online? Neste caso, haverão digitalizações de certidões e demais dados para os computadores da empresa e todos ficarão armazenados em nuvem.

O armazenamento em nuvem é um dos serviços mais seguros e práticos já criados para a população. Não é necessário se preocupar com espaço, pois há uma quantidade pré-determinada, que fará enorme diferença ao guardar os dados dos seus clientes.

Isto possibilitará que você faça o acesso às informações quando houver a necessidade e por qualquer dispositivo, seja um computador, notebook, tablet ou celular. Não é necessário estar inserido dentro de um escritório com um volume gigantesco de papéis que ocupam espaço e poeira – e podem ser facilmente enviados para a internet e em um local seguro –, para fazer o seu acesso.

Além disso, perceba que com o cartório digital você evitará o acúmulo de folhas de documentos que tendem a se perder no decorrer dos anos. Por que manter tanta papelada engavetada quando você pode juntar a sua equipe para digitalizar todas as informações e mantê-las seguras contra enchentes e focos de incêndio? Evitará perda ou furto de papéis de extrema importância justamente porque você se precaveu.

Como adaptar o seu cartório para a era digital? Veja agora!

Como falamos acima, você terá de digitalizar todos os documentos em sua posse, caso esteja com um cartório mais antigo. Será trabalhoso, de fato, mas todos os colaboradores atuarão em prol deste benefício a fim de evitar perdas e acúmulo.

Além disso, por mais estejamos em uma era digital, é muito comum você trabalhar regularmente com as impressoras e ter gastos mais do que o normal por conta da demanda. Você repassará estes maquinários para pessoas que conheça, a fim de evitar que os gastos em cima dos produtos tenham sido em vão.

Após resolver o problema da documentação e ter esvaziado o local com a entrega das impressoras, saiba que o cartório digital exigirá que você aumente a segurança nos computadores.

É muito comum ocorrerem ataques cibernéticos, porém ao contratar uma equipe de T.I especializada, você terá enorme segurança no dia a dia e as informações de milhões de pessoas estarão protegidas contra qualquer ataque.

Escolha para o seu cartório digital um excelente serviço de armazenamento em nuvem, a fim de garantir que absolutamente todos os documentos fiquem protegidos por pastas criptografadas. Neste caso, é muito importante que você mantenha estes dados seguros com senha a fim de evitar que terceiros acessem as informações.

A plataforma aliada dos cartórios digitais

Com as informações e dicas sobre abrir um cartório digital, o próximo passo é a captação de clientes e para isso é de extrema importância coletar e manter os dados deles atualizados. Para esses casos, você pode contar com a Data Stone!

A Data Stone é uma empresa que auxilia na sua captação de clientes com um mailing list assertivo e uma plataforma de consulta de dados, atualizada diariamente, além é claro, de oferecer um filtro de busca personalizado, que pode ser por CPF, CNPJ e localização.

Inclusive, com a Data Stone, você estará totalmente protegido porque seguimos regularmente com a política da Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil, a qual está em vigor desde 14 de agosto de 2018. Absolutamente nenhuma informação sobre o seu cartório digital ou de clientes sairá daqui, pois prezamos pela segurança e confiança de nossos clientes.

Queremos que o seu trabalho seja feito sempre com grande eficiência, segurança e proteção nos dados. É justamente por estes motivos que trabalhamos com uma equipe altamente qualificada, que se mantém sempre atualizada e está encarregada de entregar sempre o melhor funcionamento das plataformas para você.

Agora que você aprendeu o que é, como funciona e como adaptar o estilo tradicional à modalidade de cartório digital, por que não reúne a sua equipe para iniciarem este processo? Conte conosco para esta finalidade, pois queremos te ajudar e oferecer sempre os melhores serviços para tornar o seu trabalho prático e muito mais rápido!