Assessoria de cobrança: como aumentar a produtividade? Confira!

A assessoria de cobrança ajuda a manter a produção de trabalho na sua empresa sem comprometer outros setores, que não precisam focar em inadimplentes. A concentração se mantém no trabalho que precisa ser realizado e você recebe os pagamentos que ficaram pendentes pelos produtos ou serviços vendidos.

Algumas empresas grandes tendem a ter mais problemas com a inadimplência pela falta de organização e métodos tecnológicos. Para se ter controle de quem paga e evitar problemas, é necessário trabalhar com um conjunto de ferramentas e profissionais capacitados.

O que é a assessoria de cobrança?

Consiste em uma prestadora de serviços encarregada de contatar os inadimplentes que deixaram de pagar por produtos ofertados por sua empresa. Esta é uma equipe especializada em reaver valores em questão de pouco tempo porque sabem melhor como lidar com os devedores.

A assessoria de cobrança trabalha apenas com os nomes de devedores apresentados por seu sistema, permitindo assim que os demais setores da sua companhia continuem focados em suas funções.

Como funciona uma assessoria de cobrança?

Os assessores recebem uma carteira com todos os devedores da companhia, constando informações que incluem nome da empresa, telefone, e-mail, valor da dívida e atraso. A equipe organiza os dados e inicia as comunicações via e-mail, WhatsApp, SMS e por ligação para recuperar o que foi perdido.

Quais as funções de uma empresa de cobrança de dívida?

Os especialistas que atuam em assessoria de cobrança realizam funções indispensáveis, que auxiliam as empresas a recuperarem o crédito perdido com menos desafios. Para isso, são feitas comunicações regulares para conseguir chegar a um acordo o mais rápido possível e solucionar o problema. 

Para os credores

Para os credores, a assessoria de cobrança faz a análise dos perfis fornecidos na carteira de devedores para saber quais são os valores em aberto e quanto tempo os pagamentos deixaram de ocorrer. Com os dados corretos, os profissionais se organizam para conversar com o público em nome da empresa e entender o que os levou a não pagar e verificar métodos para recuperar o dinheiro.

Para os inadimplentes

Os assessores entram em contato para cobrar os títulos vencidos por e-mail, ligações, mensagens via WhatsApp e envio de links curtos por SMS. Toda a comunicação se baseia em uma conversa amigável para conquistar o inadimplente e o levar a pagar o que deve para a dívida não ficar maior e difícil de quitar no futuro.

O que não pode fazer uma assessoria de cobrança?

A assessoria não pode ameaçar, ofender ou ligar excessivamente aos inadimplentes com a intenção de os pressionar, pois são práticas abusivas que podem manchar a imagem da empresa. Telefonemas só podem ser feitos em horário comercial e o envio de mensagens deve ter um limite para que os devedores vejam as informações e tenham a possibilidade de escolherem como pagar o que devem.

Para que serve uma assessoria de cobrança?

A sua função é a de realizar ligações, cobranças por WhatsApp, e-mail ou SMS. O ideal é que todos os métodos sejam aplicados para a sua equipe conseguir conversar e resolver as pendências em pouco tempo, reavendo parte ou o valor integral do que ficou em atraso. Para isto, trabalham com:

• Ligações: apresentar ofertas agradáveis e entender a situação do cliente para apresentar bons meios de pagamento;
• WhatsApp: contatá-los via mensagem intuitiva e amigável, que apresente soluções para pagar a dívida;
• E-mail: insira links que redirecionem até a página de pagamento;
• SMS: similar com o e-mail, porém com um encurtador de link que facilita o acesso por smartphone.

Por mais que seja comum trabalhar com o envio de correspondência ao endereço do devedor, o ideal é não assustá-lo. Para contornar a situação, investir na assessoria de cobrança trará resultados benéficos em pouco tempo, garantindo o retorno financeiro esperado desde o momento da venda. Além de ajudar clientes a sair da situação de inadimplência.

Quais são os principais tipos de assessoria de cobrança?

Antes de iniciar a contratação de uma equipe especializada, é preciso compreender melhor quais os tipos que existem e como podem te ajudar a resolver todas as pendências dos clientes.

Cobrança especial compartilhada

Para manter a organização na empresa, você contrata uma terceirizada que atuará na sua companhia a fim de resgatar todas as dívidas de compradores novos ou antigos. Neste caso, elas ficam focadas apenas nesta função e não realizam atividades específicas, como vendas ou marketing digital.

Cobrança tradicional

A equipe não precisa sair da empresa em que já trabalha, então, realizará suas funções no próprio local. Este é um escritório focado apenas em conduzir cobranças, portanto, você resolve as pendências sem precisar se desdobrar para dialogar com os clientes.

Protesto cartorial

Esta é a última medida após ter contratado as empresas de cobranças e as maneiras de resolver o problema de forma amigável chegaram ao fim. Neste caso, a assessoria de cobrança só pode encaminhar este processo para o cartório após passados de 15 a 30 dias sem conseguir solucionar a dívida.

Como a assessoria de cobrança funciona?

A equipe entra em contato com o devedor apresentando informações completas sobre os débitos e a quantidade de juros corridos. A assessoria conversará sobre as possibilidades de ofertas e descontos caso a dívida seja quitada no mesmo dia ou até vencer o prazo do boleto.

Como ocorre os pagamentos?

Normalmente, a empresa terceirizada dispõe de links que redirecionam o devedor a uma página da sua marca ou da própria assessoria para ocorrer o pagamento. A depender do tipo de quitação, é possível conceder desconto via PIX, caso a assessoria de cobrança resolva a situação no mesmo dia.

O que é um escritório de cobrança e quais os tipos?

São escritórios focados somente em cobrar os clientes inadimplentes de empresas grandes e pequenas. Além disso, promovem um diálogo mais amigável com estas pessoas ao invés de você ter que se desdobrar para solucionar a questão em aberto, preservando a relação construída.

Cobrança extrajudicial

Neste local, são trabalhadas as dívidas mais simples que podem ser resolvidas de maneira rápida que varia entre as datas de atraso e o valor. Dessa forma, a assessoria de cobrança, fica encarregada de resolver o problema e reaver a quantia necessária por uma ligação amigável.

Cobrança judicial

A dívida do inadimplente chegou ao meio judiciário e a tendência é que a equipe terceirizada da assessoria converse com a pessoa para chegar juntos a um bom acordo. No entanto, há seus lados negativos:

• Demora na resolução do caso por ser judicial;
• A quitação pode ser feita com os bens do devedor, mas que podem estar em mau estado;
• Altas chances de receber um valor abaixo que o esperado.

O ideal é sempre conversar com o inadimplente para compreender o que aconteceu e buscar por uma solução confortável tanto para a sua empresa, quanto para o seu cliente que terá novas alternativas para quitar o que deve.

Cobrança por ligação

Existem escritórios focados apenas em efetuar ligações aos inadimplentes para resolver as dívidas e quitar todas as que forem possíveis. As informações são geralmente enviadas por e-mail para o cliente conferir, verificar os dados e pagar o que deve.

Principais benefícios principais de ter uma assessoria de cobrança

Ter uma assessoria de cobrança auxilia a sua empresa a recuperar o crédito dos títulos vencidos, melhora a imagem da marca no mercado e consegue evitar novas inadimplências. É uma maneira prática de resolver os casos de dívidas, sem que você precise realizar os contatos, podendo se concentrar em suas tarefas com segurança.

Expertise da equipe

A assessoria de cobrança tem experiência na resolução de inadimplências e sabe como conversar com este público para recuperar o crédito da empresa. Trabalhando com ética e respeito com todos os clientes que devem, é possível que o seu negócio recupere débitos dos quais poderiam nunca mais retornar ao caixa.

Redução de custos

Com especialistas qualificados, você mantém o seu caixa azul porque consegue economizar ao atuar com a assessoria de cobrança. Fazer isto evita a necessidade de cobrar os inadimplentes por ligações ou envios constantes de e-mails para você mesmo tentar se comunicar com eles.

Atendimento empático

Por mais que o cliente devedor tenha tido problemas com a empresa, mas teve em vista solucionar o débito da melhor forma e no momento que foi contatado, mostra a preocupação dele de resolver a situação. A assessoria de cobrança atua com empatia para proporcionar um ambiente de conversa seguro e acolhedor ao devedor, o que pode aumentar as chances do débito ser quitado.

Diminuição da taxa de inadimplência

A assessoria consegue ajudar a sua empresa reduzir a taxa de inadimplência, aumentar o fluxo de caixa e tornar a marca cada vez mais forte perante a concorrência e aos investidores. Portanto, se a sua intenção é a de vender a prazo, atue em conjunto desses profissionais para saber quais são os riscos envolvidos e como se proteger para evitar índices elevados de devedores.

Os recebimentos dos débitos são mais rápidos

Os especialistas te auxiliam a receber os débitos rapidamente, evitando que as dívidas se arrastem para os próximos anos. Com isso, o cofre da empresa se fortalece e com dinheiro disponível, você tem a possibilidade de investir em melhorias internas ou desenvolver novos projetos rentáveis.

Conhecimento sobre os tipos de inadimplentes

Inadimplentes são separados por categorias de negligente, viciado, mau pagador e ocasional, e os profissionais sabem lidar com cada um. Porém, para as empresas, aquele que sempre deve e não se importa de ficar sem crédito, precisa ser abordado pela assessoria em conjunto da justiça para resolver amigavelmente a situação, se necessário, pois é um dos perfis mais desafiadores de lidar.

Suporte frequente

A assessoria de cobrança fornece suporte frequente para te auxiliar a resolver o problema de inadimplência dos títulos e vai te fornecer informações para o acompanhamento ser feito frequentemente. Saber o que acontece e como correm as comunicações é importante para entender se o inadimplente vai pagar e quais são as exigências dele para quitar o que deve.

Possibilidade de recuperar o cliente

Neste caso, se um cliente sempre pagou o que devia no prazo, mas algum problema aconteceu e ele se tornou um devedor, é preciso saber o que ocorreu. Com a conversa agradável da assessoria de cobrança, o profissional vai entender a situação, oferecer uma boa proposta, recuperar o débito e ainda pode ser possível manter esse nome fidelizado na empresa devido à satisfação pelo atendimento e o cuidado tido para com o problema.

A equipe permanece produtiva

Especialistas de assessoria concentrados em conversar com os inadimplentes, possibilitam que profissionais como os de marketing, vendas e RH continuem com alta produtividade. Todos conseguem realizar as respectivas tarefas e cumprir com as metas no prazo estabelecido por você, o que gera cada vez mais segurança interna.

Quais são as tecnologias usadas pelas assessorias de cobrança?

Para ter o controle dos devedores e conseguir ter os valores ressarcidos, é preciso trabalhar com tecnologia de ponta que solucione a questão. E otimize o trabalho do time contratado para esta finalidade.

Big Data

Quando qualquer pessoa preenche cadastros e dezenas de formulários pela internet, os dados ficam preservados e se torna possível usá-los para entrar em contato. Informes pessoais como cartões de crédito ou contas em banco não são disponibilizados como método de proteção e segurança, apenas informações, como:

• Nome completo;
• Profissão;
• E-mail;
• Endereço;
• Telefone;
• WhatsApp.

A assessoria de cobrança fica a cargo de usar os dados obtidos para enviar e-mails, mensagens por WhatsApp ou endereçar cartas judiciais para quitar a dívida. Em muitos casos, é comum realizar a ligação para dialogar e entender o que aconteceu por haver falta de pagamento.

Inteligência Artificial

É um mecanismo que continua a ganhar força e auxilia a decidir em cima de determinado problema. A assessoria pode trabalhar com um chatbot exclusivo, voltado especialmente para solucionar dúvidas e instruir as pessoas sobre como pagarem o boleto e quais os benefícios, conforme o perfil daquele cliente.

Quais são as vantagens de usar assessoria de cobrança?

Quando você trabalha em conjunto de uma ótima assessoria, é possível ter controle integral sobre quem paga ou deixa de pagar.

Assim, não tem mais que se preocupar com os devedores e aumentando significativamente os ganhos ao redirecionar tempo e esforços para a área de vendas.

Economiza tempo

A sua equipe, no geral, é focada apenas em realizar o marketing de vendas ou digital, apresentar dados inteligentes nas redes sociais e atrair uma boa clientela. Quando os profissionais são redirecionados a uma nova função, ocorrem estes problemas:

• Complicações para vender;
• Cansaço excessivo;
• Estresse;
• Perda de tempo;
• Diminuição de ganhos.

Ao contratar uma assessoria de cobrança, sua equipe volta a se concentrar apenas na conquista de novos clientes que estão perto da conversão.

Controle de erros ou esquecimento

Para lidar com um número elevado de clientes inadimplentes, é preciso ter uma equipe focada neles. Se você tem pouco tempo para resolver questões como esta, as chances de cometer erros ou esquecer de enviar as cobranças aos clientes são elevadas. Com a ajuda de uma terceirizada você consegue:

• Otimizar tempo;
• Organizar documentos;
• Focar em novas atividades;
• Ter a segurança de resolver o problema.

São profissionais altamente eficientes, acostumados a lidar com quem deixa de pagar as contas e sabem como resolver qualquer situação.

Diminuição dos inadimplentes

Se você tomou a decisão de trabalhar com uma assessoria no time, a curto prazo notará o aumento da organização nos processos internos e evitará que haja recorrência dos maus-pagadores.

Assim, mesmo que ocorram atrasos em pagamentos, o valor ainda será pago graças a um acompanhamento frequente de uma empresa direcionada somente para esta função, o que ocasionará na diminuição da taxa de inadimplência dos clientes.

Recebimento rápido

Para ter este tipo de benefício, você precisa manter os links com as dívidas sempre atualizadas para conseguir enviar os dados para a sua assessoria de cobrança, que repassará ao cliente. O ideal é possibilitar as seguintes formas de pagamento:

• Boleto;
• Pix;
• Cartão de débito;
• Crédito.

Tenha atenção quanto a questão dos métodos de quitação de dívidas, pois muitos clientes buscam por praticidade no momento de pagar o que devem.

Cria uma boa relação com o cliente

Por mais que o comprador esteja em falta com a sua empresa, é necessário entender o que aconteceu, principalmente se for um consumidor assíduo. Dessa forma, a assessoria se encarrega de conversar e ouvir o lado da pessoa para lhe dar uma boa solução, para que ele continue fazendo negócios com sua companhia.

Otimiza as funções

Com uma equipe qualificada nenhum funcionário precisa abandonar o cargo para resolver as inadimplências. Ao fazer isto, as chances de haver redução de desempenho seriam altas e você sofreria problemas graves como:

• Perda de dinheiro;
• Diminuição de rendimento;
• Desorganização;
• Mais inadimplentes.

A assessoria de cobrança terceirizada ou comum te ajuda a manter a empresa otimizada, organizada e sem sofrer com baixas significativas.

Quais as 5 dicas para aumentar a produtividade usando a assessoria de cobrança?

O ideal é que, enquanto a assessoria trabalha, você aumente a produtividade do time inteiro para focar em novas atividades. Para isto, é necessário entender como realizar este processo, com boas dicas:

• Organização de propriedade: você pode usar a abordagem com recursos tecnológicos ou escolher uma pessoa específica para resolver o problema;
• Planejamento de operações: isto auxilia a economizar tempo porque é feito um roteiro para o dia;
• Estabeleça novas metas para os funcionários;
• Use softwares: para ter controle de todos os clientes, use ferramentas tecnológicas;
• Treine seu time: com frequência quinzenal ou mensal, treine todo o seu time para melhorar as técnicas de abordagem.

A assessoria de cobrança auxilia a melhorar a relação entre você, os colaboradores e clientes, promovendo mais organização e evitando desafetos. O ideal dentro de todas as empresas, é contarem com ferramentas tecnológicas, capacitadas e que auxiliem a solucionar o que for necessário.

Se antes você não conhecia a assessoria de cobrança e nem sabia como funcionava, agora pode contar com uma e trabalhar também com a plataforma de consulta de dados da Data Stone. A sua empresa não deixa de ganhar e você se destaca no nicho em que está por saber como resolver dívidas amigavelmente.