Reuniões qualificadas: 7 dicas para montar uma de sucesso!
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Para muitas pessoas, as reuniões de trabalho podem ser tediosas, porém com algumas dicas é possível tornar essas reuniões qualificadas, o que agrega conhecimento e informações relevantes aos grupos e une os colaboradores de uma empresa de maneira produtiva.
A falta de uma boa elaboração da reunião faz com que ela se torne repetitiva, o que por vezes deixa claro aos membros do time que aquele encontro não foi planejado e faz com que ele seja visto como um erro, feito sem propósito.
É claro que, em alguns momentos, e-mails serão mais eficientes do que uma reunião no meio do dia – no entanto, ao reunir todos os colaboradores, é preciso ter objetividade. Para isso, separamos 7 dicas infalíveis para montar uma reunião qualificada de sucesso, confira!
Qual a importância das reuniões qualificadas?
As reuniões qualificadas permitem que colaboradores e gestores consigam elaborar juntos estratégias inteligentes para alcançar os resultados desejados. Esse encontro pode fazer com que as empresas se tornem ainda mais fortes, caso esse momento seja bem aproveitado.
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Além disso, esse também é um bom momento para a análise e diálogo entre as hierarquias, apontando possíveis desalinhamentos de comunicação, erros operacionais, entre outros fatores que possam impactar a equipe negativamente.
Uma boa reunião tende a otimizar o tempo da empresa, pois com tudo o que precisa ser discutido e alinhado, é possível levantar a pauta, apontar os erros e trazer as soluções necessárias, o que faz com que a comunicação fique alinhada e a equipe seja mais motivada.
Tipos de reuniões qualificadas
O que muita gente não sabe é que as reuniões qualificadas não são apenas um grupo de pessoas reunidas em uma sala com projetores e dados, existem tipos. Isto é, cada reunião pode ter um propósito diferente e para garantir a qualidade desse encontro com as equipes é necessário saber disso.
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Descubra os tipos para definir qual será utilizado na sua próxima reunião:
Reuniões qualificadas de Daily
O modelo de reunião Daily é um dos mais tradicionais nas empresas, isso porque acontecem diariamente, durando entre 15 e 30 minutos. Nesse momento, times e seus líderes podem trocar, logo no início do dia, feedbacks em grupo de maneira informal e rápida.
O formato também permite que os colaboradores tirem dúvidas, que os líderes passem alinhamentos importantes para as demandas do dia, além de saberem o que cada membro fará no dia, o que torna o trabalho otimizado.
Reunião 1:1
Também conhecidas como reuniões cara a cara, esse modelo se caracteriza por ser um dos tipos de reuniões qualificadas onde o colaborador e seu líder conversam frente a frente. A conversa é um feedback onde erros, acertos e pontos de melhoria são sinalizados, além de ser um momento ideal para tirar dúvidas e manifestar possíveis fatores que possam atrapalhar o processo.
Esses encontros podem acontecer uma vez por semana ou de maneira quinzenal e geralmente duram até uma hora, o que é suficiente para manter a qualidade da conversa e alinhar tudo o que é necessário.
Reuniões para capacitação
O formato tem como finalidade promover a capacitação e treinamento das equipes, o que auxilia no desenvolvimento profissional de cada colaborador, inclusive no dia a dia de trabalho. Esses encontros podem estar relacionados a implementação de uma nova ferramenta ou a um novo procedimento que deverá ser adotado e até mesmo para ajustar erros frequentes que podem acontecer no dia a dia.
O formato vai depender do tipo de conteúdo que será repassado, o que pode acontecer no próprio espaço de trabalho ou em locais específicos, assim como o tempo, esses treinamentos podem durar um dia ou algumas horas.
All Hands
As reuniões all hands, garantem que os colaboradores consigam reunir hierarquias mais altas de uma empresa, a fim de humanizar essa liderança, o que faz com que eles tenham conhecimento do que é feito em cada um dos setores.
Além disso, esses encontros acontecem de maneira mensal e tem a duração de até duas horas, pois o objetivo é que esta conversa seja fluida e que os temas abordados sejam do interesse de todos os membros da equipe, pois o objetivo é alavancar a empresa através de sua cultura interna e propósito de negócio.
Os tipos de reuniões qualificadas podem ajudar as empresas a alcançar mais assertividade na hora de reunir os colaboradores. Por isso, ao planejar um encontro de todos é essencial que ele seja pensado no modelo correto.
7 dicas para montar suas reuniões qualificadas
As reuniões qualificadas podem ser momentos produtivos entre os líderes e as equipes, para isso, é necessário considerar algumas dicas que positivamente podem contribuir para um encontro melhor. Descubra como:
Interação
Uma boa reunião é aquela em que todos interagem, não ao mesmo tempo, mas sim conforme os alinhamentos e informações vão sendo repassados. Por isso, incentivar os colaboradores a falar durante esses encontros tornam as reuniões muito mais qualificadas.
Após um período de fala da liderança, de maneira aleatória, convoque um a um dos membros do time para falar a respeito do que foi passado e incentive também que as ideias sejam apresentadas.
Registre a reunião
O registro da reunião nada mais é do que anotar tudo o que foi dito e alinhado nesse encontro, considerando inclusive pedidos dos colaboradores, além de alinhamentos que foram repassados.
Vale ressaltar que essas informações podem ser usadas no dia a dia de trabalho, nos encontros diários que acontecem antes do trabalho começar, o que ajuda a manter os direcionamentos em dia.
Estabeleça o tempo
O tempo é um dos principais fatores que fazem uma reunião não ser produtiva, especialmente quando a duração não é estipulada. Por isso, é essencial que antes de iniciar, o tempo de duração já seja informado ao time.
Com isso, é possível criar encontros mais assertivos e objetivos, que vão direto ao ponto e estabelecem aquilo que é preciso ser alinhado com os colaboradores, seja qual for o formato adotado pela empresa.
Defina o tema
A regra número 1 para que reuniões sejam qualificadas é estabelecer o tema da reunião e avisar com antecedência para o time, assim eles já saberão do que se trata. Também é importante ser incentivado entre colaboradores ações como separar as perguntas e dúvidas a respeito desse tema.
A definição do tema auxilia na otimização do tempo, o que torna o encontro mais objetivo e dinâmico, além de favorecer a maior interação entre liderança e time, o que proporciona bons resultados.
Utilize imagens
O recurso de imagens e vídeos em apresentações que podem ser utilizadas nos encontros, torna as reuniões qualificadas, pois o uso desses elementos dinamiza as reuniões, o que prende a atenção dos presentes por mais tempo.
Por isso, trazer recursos visuais para essas apresentações pode potencializar a qualidade da reunião, o que faz com que a interação do time seja maior e que novas ideias sejam apresentadas a partir desses itens.
Seja objetivo
Assim como é necessário ter o tema da reunião estabelecido previamente, é importante ser objetivo, dessa forma é essencial focar naquilo que tem relevância para a equipe e será de grande valia para o dia a dia dos times dentro da empresa.
Por isso, as minúcias e detalhes triviais devem ser dispensados, o que é mais um fator decisivo para trazer dinamismo, participação e interação ao encontro, tornando a reunião produtiva.
Escolha quem irá participar
A escolha dos participantes é mais um ponto a se considerar caso queira ter reuniões qualificadas, isso porque nesses encontros é necessário que a interação seja feita por pessoas que estão relacionadas ao setor ao projeto que está em desenvolvimento.
Por isso, a escolha dos participantes deve ser feita antecipadamente e aos que não forem participar nesse primeiro momento, podem ser participativos depois, colaborando com ideias em um outro momento, caso seja necessário.
As reuniões qualificadas podem ajudar as empresas a alcançarem seus resultados de maneira mais rápida, pois com todo o time alinhado e trabalhando junto, as metas e objetivos tendem a ser alcançados mais rapidamente.
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Melhore o dia a dia das empresas com reuniões de qualidade e potencialize o foco de trabalho dos colaboradores, o que os mantém plenamente motivados e com a cabeça nas metas, o que traz vantagens a todos os setores de uma empresa.